Inbox 0: como conseguir que el correo no te vuelva loco

Es maravilloso. Eso es lo que pienso después de unos meses usando el Inbox 0 como sistema de gestión de mi correo electrónico.

Antes que nada, aprovechando que hablo de este tema, y como es muy frecuente que este sea uno de los puntos negros de nuestra productividad, me permito recordarte que hay dos principios básicos que debes tener siempre en cuenta: el correo debe estar cerrado la mayoría del tiempo, solo debes abrirlo cuando tengas programado gestionarlo, y el segundo, es un medio de comunicación asíncrono, aunque mucha gente lo está convirtiendo en síncrono; cuantas veces te han llamado para decirte: te he enviado un correo y no me has dicho nada… y tu dices: no lo he visto, ¿cuando me lo enviaste?… y te responden: hace 5 minutos (!!!); así que no caigas en la trampa, es un medio de comunicación asíncrono; lo debes de gestionar y utilizar como tal.

Una vez hecho este recordatorio, volvamos a lo que nos ocupaba…

A pesar que nunca había considerado el correo como uno los problemas más graves en mi organización, leí sobre este método y decidí probarlo. El resultado ha sido impactante… es aquello de decir, con lo fácil y simple que es, como no lo había hecho antes!.

El fundamento del sistema son 5 acciones y 3 carpetas.

Acciones:

Borrar (o archivar): debes de ser realista…¿vas a hacer nunca nada con este correo? ¿te aporta una información que no vas a encontrar nunca en ningún otro sitio? Borra sin compasión, si te arrepientes siempre estará la bandeja de eliminados, pero si no lo has necesitado en pocos días, no lo necesitarás nunca (porque ya no recordarás ni siquiera si lo tienes o no). Si a pesar de esto te duele la consciencia al borrar, pues archiva, pero es preferible lo primero, evita el Síndrome de Diógenes digital… pensarás que no cuesta nada guardarlo…quizá no cueste, pero ¿de que sirve acumular?

Delegar: es muy fácil para todos hacer los mails con ‘metralla’, cuando no sabes exactamente a quien preguntar o es urgente y no sabes quien está en la oficina, ante la duda y como cuesta lo mismo enviar a uno que a veinte…pues lo envías a veinte con cc a diez más por si acaso… alguien responderá rápido… pues no, es una mala práctica, pero muy usual. Así que si te llegan correos de este tipo pregúntate, ¿debes hacerlo tú?, ¿es lo más eficiente? Delega lo que no sea de tu área de responsabilidad y borra!

Responder: cuando revisas la bandeja de entrada, ¿hay algún correo que puedes contestar en menos de 2 minutos?, pues hazlo, es una tontería decirse a uno mismo después lo haré, cuando haya revisado toda la lista… ¿para qué? ¿va a cambiar tu respuesta al correo en 10 minutos? Hazlo ahora y borra!

Posponer: ¿tardarás más de dos minutos en responder o hacer? ¿tienes que pensar la respuesta o es un correo largo? Pues aplázalo.

Hacer: si puedes hacer lo que te pide el correo en menos de dos minutos, hazlo y borra.

Carpetas:

A la espera: pon aquí los correos de los que estás esperando alguna acción de otros. Revísala una vez al día, y considera si debes enviar algún recordatorio a alguien.

Para hacer: pon aquí los correos que necesitas más de dos minutos para responder o hacer. Peligro: esta carpeta no se puede desbordar, así que debes de programar en tu sistema de organización general estas tareas.

Archivo: en este punto… para gustos los colores… en principio con una carpeta y el uso del buscador debería de ser suficiente, pero depende de ti… si te sientes más cómodo archivando por materias, por personas, por departamentos, o por lo que sea… tú mismo, pero una carpeta general (como mucho dividida por años) es lo que optimiza más el tiempo de búsqueda de un correo. Siempre sabrás lo que buscas, pues utiliza el buscador que hoy en día son muy potentes y rápidos. Una cosa… este archivo no es un archivo de documentos, es un archivo de correos, los documentos deben de estar donde toca convenientemente organizados.

Otros detalles: la bandeja de elementos enviados y la de eliminados también son importantes para rescatar algún correo en algún momento. Los gestores de correo tienen gran capacidad de almacenamiento, pero yo acostumbro a guardar en estas carpetas solo los correos de los últimos seis meses. El uso de marcar como no leído es una tontería… si lo has leído lo has leído… procésalo como toca.

Añado… evita los mails que no aportan, es muy fácil escribir y enviar, pero tiene su peligro y a veces abusamos… comentarios generales que no solucionan el problema, mails a medias, sin saber muy bien que pides, poner cc’s por si acaso…, incluso dar las gracias por un documento que te han enviado (y que te debían de enviar) puede provocar un mail inútil. Los correos tienen una repercusión exponencial… tú lo escribes, otro lo recibe, lo debe leer, procesar, te responde, etc… imagínate si encima pones a otra gente en los cc! Así que asegúrate que envías los correos justos y necesarios y que estos sean claros y concretos con lo que pretendas, y envíalos solo a quien debas.

El sistema funciona, debes vencer algunos miedos, como por ejemplo el de borrar o el archivar en carpeta única, pero una vez superados, es una pasada ver la bandeja de entrada vacía, totalmente blanca… una gran liberación frente tenerla llena de correos con la marca de no leído, con correos a la espera con la banderita de recordatorio/importante y sobretodo el dejar utilizar esta bandeja como una lista más para gestionar mis tareas.

Comentarios

  1. Jorge dice

    Hace unas semanas descubrí el programa Mailbox y he de decir que hace lo que tu dices de manera minimalista. Estoy encantado y he eliminado unos 14000 mails. Lo que quería guardar debio ser como un 0,1% y lo tego en Evernote. Mi bandeja esta Empty forever, lo que me interesa lo archivo y lo que no, eliminado

    Saludos

  2. dice

    Para mi delegar siempre ha sido más para algo que es responsabilidad de uno, pero que no lo ejecuta uno mismo, si no que le pide a otro que lo haga. Hay que mantener un recordatorio de que se ha delegado esa acción, pero normalmente no habría que hacer nada más.
    Los mails de “bombardeo” yo, o los respondo con un “eso lo hace fulano o mengano”, o directamente los borro (o archivo).

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Como tu dices, el delegar corresponde normalmente a cosas que están bajo tu responsabilidad pero que las hacen otros, frecuentemente gente de tu equipo. Es por eso que muchas veces pasan por tu bandeja de entrada demandas o peticiones (indirectas) referentes a temas que están en marcha, y el primer impulso acostumbra a ser el involucrarse en estas cadenas de mails. En el post, el punto pretendía referirse a este hecho; y lo mejor es hacer lo que tu dices, o se redirige o se borra, pero lo importante es no caer en la tentación de querer poner solución a todo.

      Muchas gracias por el comentario/aclaración.

      Saludos.

  3. Esteban dice

    Voy a intentarlo, lo que veo es que hay muchos buenos métodos, pero lo más difícil es generar nuevos hábitos. La constancia es fundamental

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Te recomiendo que empieces poco a poco y que vayas probando y adaptando los puntos de la metodología según te vaya bien o no, todos somos diferentes así que lo que a uno le funciona a otro no y si te sientes incómodo lo único que pasará es que acabarás abandonando. Quédate con los fundamentos del sistema y utilizalo como una guía y no como un dogma. Si ‘construyes’ tu propio método, te será más fácil.
      Ánimo!

  4. Frederico Arabian dice

    Interesante su artículo, algo básico pero quizá así tenga que ser.
    Sin embargo, y perdón por la sinceridad, me sorprende bastante que se publique un documento didáctico con tantos errores ortográficos y gramaticales, sobre todo hoy en día disponiendo del apoyo de correctores. Lo digo con conocimiento de causa, puesto que soy de origen brasileño e infelizmente suelo cometer bastantes errores al escribir. por eso pierdo algunos segundos en cada mail u otro tipo de mensaje para revisar lo escrito y pasar el corrector automático.

    Parecerá una tontería, pero después de leer algunos errores como “echo”, “decidí de probarlo”, “mas” y “canviar” el documento va perdiendo credibilidad poco a poco.

    Espero que la crítica la tome como constructiva.

    Y sobre todo muchas gracias por la información ofrecida.

    Un saludo

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Antes que nada, gracias por tu sinceridad y por tu aportación. Al respecto de la sencillez del contenido, el post no pretende ser un manual detallado, simplemente una pincelada sobre este sistema de gestión del correo y sobre mi experiencia al utilizarlo. Al respecto de las faltas de ortografía, no puedo hacer otra cosa que darte la razón, es una área de mejora en la que me estoy aplicando, lo cierto es que una de las razones de mantener el blog es precisamente el mejorar mi redacción en castellano, ya que no es mi lengua materna y no la utilizo habitualmente.
      Saludos

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  1. […] Para el que aún no lo conozca, el Inbox 0 es un sistema de gestión del correo electrónico que, como la mayoría de métodos, se basa implantar una organización concreta y procesar según una serie de criterios y acciones definidas, este caso se resume en 3 carpetas de gestión y 5 acciones (para más detalles lee aquí). […]

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