3 claves para implantar con éxito el Inbox 0

Para el que aún no lo conozca, el Inbox 0 es un sistema de gestión del correo electrónico que, como la mayoría de métodos, se basa implantar una organización concreta y procesar según una serie de criterios y acciones definidas, este caso se resume en 3 carpetas de gestión y 5 acciones (para más detalles lee aquí).

La consecuencia o el resultado más visual de la aplicación del sistema es que tu bandeja de entrada quedará vacía, o tendirá a estarlo, aunque debe tenerse claro que no solo se trata de esto. Aquí está el primer síntoma de una mala implementación, obsesionarse en vaciar constantemente la bandeja de entrada. Que esté vacía, no significa que estés llevando a cabo un buen proceso de gestión de tus correos (recomiendo leer esta reflexión de Jeroen Sangers en El Canasto).

Cuando explico el método del Inbox 0, siempre me encuentro con la misma situación. Normalmente todo el mundo lo entiende a la primera, el proceso ciertamente no es muy complicado, ya que es lógico y de sentido común, pero la mayoría coincide en el miedo a empezar, ya que les horroriza vaciar la bandeja de entrada.

Esto es debido a que es costumbre generalizada usar la bandeja de entrada como una lista de tareas y también de archivo de correos del tipo por si acaso o ya los leeré mas tarde. También es un autentico vertedero de basura, aunque parezca extraño, hay mucha gente que no borra ni eso. No es raro ver bandejas de entrada con 4000 o más correos.

Así pues el principal problema que detecto en la implantación del método, es no tener la valentía para dar el primer paso: llegar a tu primer Inbox 0. Es por eso que siempre hago las mismas recomendaciones para que este se pueda dar sin la sensación que saltas al vacío .

  • Crea una carpeta del estilo Bandeja de Entrada Antigua: traslada allí todos los correos con más de 15 días de antigüedad. Verás como raramente accedes a ella en los próximos dos meses, en tal caso… podrás decidir si la borras, o poco a poco vas procesando por si hay cosas a archivar. Dependerá de la dimensión que tenga.
  • Procesa los correos de menos de 15 días de antigüedad según las normas del método: responder, hacer, posponer, delegar y archivar o borrar.
  • Borra sin compasión, se valiente y realista, perder el miedo a borrar en un elemento clave. Te recomiendo que, para ganar en seguridad en las primeras fases, te asegures de desactivar el borrado automático de los elementos eliminados. Así siempre tendrás una red de seguridad para confiar en tus criterios de borrado.

Y recuerda otros puntos clave:

  • Ten el gestor de correo cerrado la mayor parte del día y solo procesa en momentos determinados.
  • Empieza a procesar archivando o borrando. Luego los que tengas que delegar, luego responde o haz los correos de menos de dos minutos, y finalmente pospón (guarda en la carpeta Por hacer) para otro momento los que requieran de más de dos minutos (estos son los que deberían ir a tu lista de tareas, o programarte un momento concreto durante el día para responderlos/hacerlos).
  • Ni banderitas, ni marcar como no leído, son autoengaños… si tocas el correo, lo procesas!
  • Un correo puede ser una tarea o no, pero la bandeja de entrada no es tu gestor de tareas

photo credit: Leo Reynolds via photopin cc

Comentarios

  1. dice

    Hola Jordi,
    Sí estoy de acuerdo en la necesidad de tener el inbox a cero, pero no estoy de acuerdo en la forma de trabajar. El “si tocas el correo, lo procesas” me parece fundamental, así que no le veo el sentido a empezar archivando/borrando, luego delegando, respondiendo, etc.

    ¿No crees que tiene mucho más sentido ir por orden (ascendente o descendente), uno a uno, y decidiendo exactamente qué quieres hacer con cada uno de ellos?

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Hola Jordi,
      Yo propongo empezar archivando y borrando para ir concentrando los mails con ‘sustancia’ por una simple cuestión de economía de escala; te focalizas en una tarea (borrar), después en archivar, después en… así no vas cambiando a cada mail de tipo de proceso.
      Es verdad que a cada mail debes decidir que hacer y así ya puedes aprovechar para responder o procesar lo que sea, pero a mi me funciona mejor procesar por tipos de acción, como te he dicho, al menos yo, optimizo más el tiempo.
      De todos modos, cada maestrillo tiene su librillo, con lo que conocer y adaptarse cada uno el proceso, al final, es lo que realmente lo optimiza.
      Gracias por el comentario!
      Jordi

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