La planificación y su entropía

En todo el conjunto de procesos o hábitos que influyen en nuestra efectividad personal, hay uno, que es especialmente clave y a la vez complicado. Este, es el proceso de planificación para la realización de las próximas tareas, decidir que acciones haremos en el próximo espacio de tiempo. Este punto más bien parece un agujero negro en nuestra efectividad, por la poca linealidad que encontramos en los resultados, si tenemos en cuenta la ratio acciones previstas/acciones realizadas.

Estoy seguro que más de una vez habéis verbalizado aquello de: hoy no he hecho nada de lo que tenia previsto, o bien justo lo contrario, hoy lo he hecho todo y mucho más. Así, ¿a que se debe esta variabilidad de resultados en el cumplimento de nuestros objetivos productivos?

Todos querríamos una fórmula casi matemática que nos ayudase en este proceso y que tuviera como resultado las tareas hechas para tal día y tal hora. Me atrevería a decir, además, que mucha gente cuando se aproxima al mundo de la efectividad, busca precisamente esto, una herramienta que haga que los plazos se cumplan siempre.

Empezaremos conociendo los factores que influyen en este proceso y luego haremos un experimento, intentando aproximar una relación entre ellos.

Así, los componentes principales de la ecuación son:

  • El tipo y número de tareas: tendremos diferentes tareas, con distintos requerimientos de tiempo, energía, contexto, etc. Partimos de la base que ya somos capaces de clasificar las tareas según estos criterios.
  • Tiempo disponible: tenemos un tiempo determinado para realizar las tareas.

La formula más básica de la planificación sería: (Premisa indispensable: el contexto es el adecuado y dispones de todo lo necesario para terminar la tarea) :

planificación 1

Pero ya hemos dicho que está influenciada por otras cosas, ya que si el tiempo fuera el único factor que influye en la planificación, este proceso sería muy simple y se cumpliría matemáticamente.

¿Qué otros factores debemos añadir a la ecuación?

  • Estado personal: sería la combinación de la situación física/comodidad/tranquilidad y del estado mental o nivel de energía en el que nos encontremos.
  • Nivel de aleatoriedad del entorno (imprevistos+urgencias+interrupciones), o lo que es lo mismo: el nivel de rutina en nuestro día a día. Este, como más rutinario sea, mayor será nuestra efectividad, si la rutina es baja o no existe, bajará nuestra efectividad. Si tiende a 0, nos será muy difícil cumplir con nuestros propósitos.

planificación 2

Y por si todo esto no fuera poco, y como si de una reacción termodinámica se tratara, creo que debemos introducir el concepto de entropía. ¿Y esto que es? académicamente y muy simplificadamente podemos decir que:

La entropía puede interpretarse como una medida de la distribución aleatoria de un sistema. Se dice que un sistema altamente distribuido al azar tiene alta entropía.

Para mi, ha sido la forma de expresar que, a pesar de todo lo descrito, aún hay más cosas (el azar, por ejemplo), que están en niveles difíciles de concretar y que hacen que en iguales condiciones ‘ambientales’ y de planificación no consigamos dos resultados iguales.

planificación 3

Podemos ver pues, que este proceso de planificación esta fuertemente influenciado por muchos y diversos factores, algunos dependen de nosotros, por lo que tendremos cierta influencia sobre ellos, pero otros tienden a tener un comportamiento errático. Con la experiencia y conociendo las variables, aumentaremos nuestra capacidad para realizar mejores planificaciones, aunque seguirá siendo raro conseguir un éxito absoluto (esto solo se dará si consigues fijar las variables, y en algunas ya habrás visto que es casi imposible).

Comentarios

  1. dice

    Mi más sincera enhorabuena por el post, Jordi. Realmente se agradecen estas gotas de sensatez y realismo ante tanto «buenismo planificador», incapaz de asumir la complejidad entrópica de la realidad.
    A no ser que hablemos de entornos altamente estables y predecibles, como puede ser una planta de producción, planificar es perder el tiempo. Así de claro y así de sencillo. Lo que hay que hacer es planificar menos y revisar más. El valor de planificar no es predecir ni establecer hitos en base a voluntades y buenas intenciones sino «prever» qué puede ocurrir, qué vamos a necesitar, qué va a verse afectado por qué… Prever y revisar las previsiones aporta valor. Planificar es jugar a ser dioses y aporta un valor nulo. A esta nueva forma de entener la planificación – prever sin hitos y revisar con frecuencia – nosotros, en OPTIMA LAB, la llamamos planificación adaptativa.

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Muchas gracias José Miguel. Agradezco mucho tu comentario, es una magnífica apostilla para el post. Esta visión de la inutilidad de las planificaciones ‘extremas’ cuesta mucho de hacer entender. Siempre surgen acalorados debates cuando intentas hacer ver que lo importante es la sistemática en las revisiones y no la dichosa manía de ‘pseudoplanificar’ y asignar fechas por doquier. Por mucho que aportes evidencias (como por ejemplo el bajo ratio de cumplimiento de los plazos subjetivos) mucha gente sigue aferrándose al viejo paradigma de la planificación casi industrial. Pero bueno, poco a poco… 😉
      Jordi

  2. dice

    Enhorabuena Jordi, valiente post te has marcado. Me ha encantado, además es uno de mis temas preferidos. Has logrado poner de manifiesto de forma clara el sinsentido de la planificación tradicional, reactiva, adivinatoria, descontrolada, etc. Si nos ponemos a pensar seguro que nos salen un montón de calificativos simpáticos. Ante los factores externos que influyen en el desarrollo de un proyecto lo mejor que hay, como comenta José Miguel Bolívar es la adaptación constante a las circunstancias. De este hecho me percate hace unos cuantos años cuando tenía la responsabilidad de dirigir grandes proyectos de edificación. No he conocido un sector en el que participen tantos sabios, gurús y adivinos … En el momento que puse en marcha procesos adaptativos en el día a día, los proyectos pasaron de ser desagradables, estrenaste e irreales a materializarse de forma controlada y real. ¿Qué sentido tiene llevar todo el día el casco de bombero? 😉
    De nuevo enhorabuena y un abrazo!

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Hola Antonio José, gracias por el comentario. Este, junto con el anterior de José Miguel, amplían muy convenientemente la reflexión acerca de lo que se muestra en el post. Realmente queda un buen camino que andar aún en este campo. Día si, día también, podemos ver ejemplos de la pretensión de acotar la realidad a unas columnas de Excel, ¡con lo bonito que es ver fluir naturalmente los proyectos! jejeje…
      Muchísimas gracias otra vez.
      Jordi

  3. dice

    Contundente, demoledor… Me encanta cómo utilizas el concepto de entropía aplicado a la efectividad, Jordi. Yo mismo lo incluí hace tiempo en un post como uno de los principios productivos fundamentales, pero nunca lo había visto aplicado de manera tan interesante a la planificación de tareas, poniendo en evidencia una realidad: que en el trabajo del conocimiento, por mucho que nos guste creer lo contrario, no tenemos control sobre la manera en que fluye el trabajo. Como sugieren José Miguel y Antonio José, fijar un rumbo, prever qué puede salir mal, revisar y corregir, tiene mucho sentido; dedicar tiempo a adivinar qué es exactamente lo que vas a estar haciendo mañana, cuando no tienes el control del devenir de las cosas, tarda o temprano se convierte en un suicidio productivo.

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Hola Jerónimo,
      Muchas gracias por tu comentario, junto con los dos anteriores, es el complemento perfecto para el post.
      Saludos!
      Jrdi

  4. blc dice

    me parece repetitivo tener por un lado la rutina tal ycomo la defines y la entropia..la entropia mide un desorden yla falta de rutina es eso. No digo q este mal pero linea muynfina la division.

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