Tu calendario no es tu planificación

Estoy ya un poco harto de los calendarios/agendas llenos de tareas. Esta costumbre establecida y tolerada de que todo tiene que acabar en el calendario, me sobrepasa.

La verdad, es que desde que me di cuenta que la planificación, entendida como la intención de organizar las tareas que harás los próximos días, semanas o meses, no sirve para nada, cada día soy menos tolerante con este hábito.

Solo tenemos que ver cuantas de las tareas, que nos asignamos en el calendario para realizar en tiempos venideros, acaban siendo hechas el día que nos propusimos. Cuantas de ellas no son ‘lanzadas’ adelante en el calendario tres o cuatro veces antes de empezarlas.

Recordemos el concepto de plazos subjetivos. Son aquellas fechas que nosotros mismos asignamos en el calendario para realizar las tareas. Así garantizamos que las hacemos (juas, juas), o bien, que lo tenemos todo bien organizado y no se nos acumulará demasiado trabajo en determinados periodos (más juas, juas).

Los plazos son objetivos en el momento que un tercero determina la fecha en que la tarea debe estar terminada.

También hay el extraño caso de la fecha subjetiva_objetiva, o sea, la fecha que nos ponemos los días antes de la objetiva. ¡Fijaos! esto si que es planificación extrema ¡dos fechas para una misma cosa en nuestro calendario! Además, ¿qué fecha asignamos para un final de plazo? ¿un día antes, una semana antes? Si anotamos el mismo día de vencimiento, iremos tarde. Y decidir cuanto antes la ponemos es, simplemente, perder el tiempo.

A veces, cuando veo tantas fechas de intenciones o compromisos en las agendas y me echo las manos a la cabeza, algunos me dicen: tranquilo, lo que hay en el calendario son ‘solo’ recordatorios, que la planificación va por otro lado. ¡Buena solución! como confiamos tan poco en nosotros mismos, nos autoimponemos vivir en un régimen de notificaciones constantes.

Además de tener también miles de hojas de Excel con milimétricas planificaciones, por supuesto con su columna llena de fechas. Esto nos da seguridad, pero es falsa. Lo que realmente nos aporta este ejercicio es más presión y mas frustración, porque no cumpliremos con lo que nos comprometimos.

También nos cuesta entender un gestor de tareas sin la posibilidad de asignar fechas a estas, y sin una potente vinculación a nuestro calendario.

No quiero decir que el calendario no sea importante, como todo, juega su papel. Pero en nuestra efectividad es un elemento más y no EL ELEMENTO. Pensar en efectividad, productividad u organización, inequívocamente nos lleva a pensar en el estereotipo de un calendario perfectamente estructurado con todas las tareas que tenemos que hacer y su fecha, y eso no tiene porque ser así. Otra creencia a cambiar.

Las claves para desplazar nuestra dependencia del calendario son, entre otras muchas, una buena definición de tareas, un buen sistema para gestionarlas, los contextos, pero sobretodo, LAS REVISIONES. Revisar nuestras tareas, decidir que haremos, teniendo en cuenta nuestra realidad, adaptar nuestro flujo de trabajo según los elementos que le influyen en cada momento, es mucho más útil que planificar simplemente especulando con las fechas.

Así ¿para que sirve pues el calendario_agenda? pues para las citas y poco más. Creo que la agenda, junto con el gestor de correo electrónico, son las dos herramientas que más daño hacen a nuestra efectividad. Creemos que sirven para una cosa (para gestionar tareas) y lo que hacen es justamente lo contrario, liarla hasta límites insospechados. Mayoritariamente, están desubicados en nuestro sistema, gozan de un peso y una importancia heredados de creencias ahora ya anticuadas. Por eso, desplazarlos a un lado y quitarlos del eje de nuestra organización nos cuesta tanto, parece que siempre estemos en deuda con ellos si no les hacemos el caso que debiéramos.

Consecuentemente, si destierro las fechas subjetivas de mi planificación, tampoco debería exigir plazos a los demás. Del mismo modo que confío en mi sistema, debería confiar en el de lo demás. La cara de sorpresa o de incomodidad cuando te preguntan ¿Para cuando lo quieres? y tu respondes: para cuando lo tengas, no es más de una muestra de lo poco usual que es trabajar sin fechas y simplemente confiando que las cosas fluyen de manera natural sin estar mal priorizadas y atascándose continuamente.

Parece imposible, pero es así. Se puede vivir y cumplir con tus tareas sin depender de un calendario.

Comentarios

  1. dice

    ¡Fantástico post, Jordi!

    Un calendario bien usado debe tener sólo citas/reuniones y aquellas cosas («tareas» o información) que solo tienen sentido en un día concreto. Usar el calendario para cualquier otra cosa sirve para desincentivar un hábito que se ha vuelto fundamental en el trabajo del conocimiento: revisar sistemáticamente. La revisión frecuente (no la planificación) es lo único que nos permite evaluar sobre la marcha la necesidad de cambiar nuestro foco a las cosas que merecen nuestra atención en cada momento, especialmente en entornos cada vez más cambiantes como los actuales.

    Un abrazo / Jero

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Gracias por tu aportación Jero, como siempre, es más que bienvenida!!!
      Un abrazo,
      Jordi

  2. dice

    El concepto de «fecha objetiva» es una parte esencial de la metodología OPTIMA3, ya que entendemos que basar los procesos de toma de decisiones sobre qué hacer y qué no hacer en informaciones objetivas tiene un impacto positivo directo en nuestra eficacia y, por consiguiente, en nuestra efectividad.
    Inventarse y «ponerse» fechas es un pésimo hábito productivo que solo sirve para aumentar la presión y el estrés, limitando nuestras capacidades, sin aportar valor.
    Enhorabuena por el post.
    Un abrazo!

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