Enséñame tu agenda y te diré quien eres

Cogiendo prestado el dicho popular dime con quien andas y te diré quien eres para hablar de efectividad, me quiero referir a que no hay nada más revelador que la agenda de cada uno para ver como llevamos esto de la efectividad personal. La agenda es una herramienta importante en nuestro sistema, aunque no siempre la utilizamos como es debido.

Y es que, solo para empezar, hay mucha gente que no usa agenda. De hecho, yo mismo, hasta hace relativamente poco, no usaba agenda: todo en la cabeza. Y la verdad es que pocas veces fallaba, pero está claro que, mientras utilizaba recursos en recordar, no lo hacia en pensar (y descansar). Doy fe.

Así que, solo mirando nuestra agenda y los hábitos alrededor de ella, ya podemos hacer una pequeña diagnosis de nuestra efectividad.

¿Tienes agenda en papel o digital? No te equivoques, las agendas en papel no tienen porque estar desfasadas. He de decir, que yo soy fan del papel, me gusta anotar en ella, me parece más real, más tranquila, más como la vida que quiero llevar. Tampoco la llevo siempre encima, y es que ya tengo herramientas de captura digitales, y al procesar es cuando la cosa va a la agenda si procede.

Podríamos enumerar ventajas o inconvenientes de una o de otra, pero ahora no es el objetivo, porque el tema no es tanto en ver que va mejor, sino en usarla bien. Tampoco creo que se trate de intentar sacarle todo su potencial, sino que simplemente dé respuesta a nuestras necesidades. Ojo con las modernas app, que a veces nos imponen funcionalidades que molestan más que ayudan.

¿Usas bolígrafo o lápiz? Si utilizas bolígrafo, es que aún no eres consciente que vivimos en una realidad cambiante. Yo es que, desde hace un tiempo, no concibo una agenda sin un lápiz con goma de borrar. Lógicamente, en agendas digitales esto no es problema, sin embargo, si lo pueden ser los recordatorios y notificaciones que acostumbran a llevar asociadas. ¿Veis? Todo tiene sus más y sus menos.

Y respecto a lo importante, al contenido, ¿tareas y citas? ¿sólo citas? ¿tareas, citas y notas? Partimos de la base que en la agenda solo debería haber los compromisos con fecha, las otras cosas deberían tener su lugar específico. Aunque también es cierto que la agenda podría cumplir varias funciones, en este caso, las cosas podrían estar juntas, pero nunca revueltas.

¿Cómo llevas las tareas saltarinas? ¿Sabes que son? ¿Esas de, las planifico hacer el viernes, el viernes ocurre algo y las paso al lunes? ¿Esas que te llenan la agenda de tachones? Programar tareas en la agenda normalmente es un error. Si tienes la agenda llena de tachones, es que estas planificando más de lo que tu entorno te permite. La agenda debe convivir con tus listas de tareas, que son el hábitat natural de estas.

Otro caso es el de no uso agenda, uso un planificador. Que miedo. Esta es la ‘extensión Premium’ de las agendas y de la costumbre de planificar asignando fechas y que ya hemos comentado en el punto anterior. Ya no tan solo es que se use la agenda para planificar tareas, sino que uso una herramienta específica para este fin. He visto planificadores supercompletos y superespectaculares, con sus objetivos, propósitos, citas motivadoras, todo, todo y más. Genial pues, si te funciona, no hay problema, adelante con ello. Dios me guarde de creer que tengo la razón absoluta, lo único que se, es que a mi no me funciona. ¿Y tú, ya te has planteado si te funciona? O como es chulo, cuesta una pasta y te han dicho que funciona, tiene que funcionar. Y si no funciona, la culpa es tuya porque no debes saber como usarlo. ¿Si? ¿Seguro?

Volviendo a las agendas: pueden ser de bolsillo o de mayor tamaño, de día, semana o mes vista, agendas que además sirven de Inbox o de bloc de notas… Sean como sean, son una herramienta importante en nuestro sistema, y como todas las herramientas, deben ser útiles y funcionales, pero la clave está en como las usemos, que no les pidamos más de lo que nos pueden dar.

Y para pedirles algo, antes tenemos que tener los conceptos claros, que en el caso de las agendas, son: que tipos de cosas van en ellas y, sobretodo, si planificar asignando fechas, nos aporta algo.

Échale un vistazo, desde una perspectiva objetiva, a tu agenda. ¿Qué te transmite? Te dice un poco como eres ¿no? 😉 ¿Eres capaz de sacar alguna conclusión?

Comentarios

  1. dice

    Mi agenda es una hoja Excel mezla de calendario y gestor de tareas. He probado de todo: Keep, Evernote, Trello… Y obviamente vengo del mundo “en papel” y la agenda física. Nada ha funcionado mejor que un Excel =)

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Muchas gracias por tu comentario, Marcos.

      A cada cual lo que le funcione, y muchas veces las soluciones más al alcance son las mejores.

      Saludos,
      Jordi

  2. dice

    Las agendas son muy buenas, tener apuntes es siempre un Plus para tener no solo organizado todo, sino también para sacar ideas que nos ayudan a mejorar algunos proyectos.

    Ahora que tipo de agenda elegir, la tradicional o la electrónica, hombre eso es lo de menos, lo principal es el tipo de agenda que mejor se adapte a ti. La agenda es como un As bajo la manga cuando se coordinan trabajos y lo que se tiene pendiente.

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