Desplaza tu eje para mejorar tu efectividad

El papel preponderante que ocupa el correo electrónico en nuestras vidas lo sitúa frecuentemente como eje de nuestra actividad.

Dependiendo de nuestro trabajo, podemos tener distintos niveles de relación con el correo electrónico, pero en mi experiencia, raro es encontrar a alguien que reconozca que éste es «accesorio». Y es que es verdad que por ahí transita de alguna forma u otra casi todo nuestro trabajo.

Mucho se habla de él, mucho se reconoce que es una de las principales «amenazas» para nuestra efectividad y mucho se sitúa como uno de los factores de nuestro estrés diario. Siempre está en el top de los «ladrones de tiempo».

Todo son soluciones para «luchar» contra esta amenaza. Gestores de correo «Pro», herramientas «sustitutivas», «tip’s» de todo tipo… pero nada de ello funciona. A no ser que empecemos por lo importante.

Nosotros y nuestra área de influencia.

¿Somos capaces de desplazar de nuestro eje el correo electrónico? ¿Somos capaces de situar en nuestro eje nuestro sistema, y que el correo electrónico sea una herramienta de captura más?

El típico correo de tu jefe, pidiéndote algo para ya. Ejemplo justificativo habitual del porqué siempre tenemos que estar pendientes de nuestra bandeja de entrada.

Si hemos llegado hasta aquí, es porque algo habremos hecho mal. Por enésima vez. El correo electrónico es una herramienta de comunicación asíncrona, por lo que si alguien necesita algo para ya, no es la herramienta para pedirlo.

¿Eres capaz de ver un correo sólo como un «objeto» que puede tener distintos significados? En un correo puede que haya una o dos cosas por hacer, o una cosa para archivar, o que simplemente sea una cosa que vas a tirar.

Parece sencillo, pero por experiencia, no lo es.

Puedes dejarte llevar por lo que vaya apareciendo en tu bandeja de entrada, cada vez que le das al «actualizar», asumiendo que todo lo que llega es importante, o como mínimo, más importante que otras cosas de fuera del correo electrónico.

O bien, puedes aclarar los correos por bloques cada determinado tiempo (aquí si que te diría que lo hagas con la frecuencia en la que te sientas cómodo), pensando en el significado de cada uno y decidiendo qué hacer con ellos. Enfocándote en el pensar y decidir y no en el hacer. Determinar qué acciones se derivan de estos correos y organizarlas en tu sistema.

El correo electrónico te ofrece una visión sesgada de tu realidad, tu sistema te la ofrece completa. Sólo así puedes escoger con sentido qué hacer en cada momento. Esto es lo que te hará verdaderamente efectivo.

Photo by Anika Huizinga on Unsplash

Comentarios

  1. Anna Molins dice

    Totalmente de acuerdo, reconozco un punto de “dependencia” al
    Enviar y recibir. El correo @ pasa a ser el centro de atención, pero los clientes cada vez mas escogen esta via de comunicacion. Que opciones tenemos? Limitar Outlook en determinados momentos del día?

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Hola Anna,

      Hay un punto básico… el @ es una herramienta de comunicación asíncrona, esto quiere decir que no debes esperar respuesta inmediata, si tu tema es urgente debes escoger otro tipo de herramienta (p.e. teléfono). Esto también aplica para los clientes, con lo que al final, dedicando un/unos momentos específicos al día a procesar estos correos debería ser suficiente.

      En todo caso, hay muy pocas urgencias que no puedan aguantar al menos 90 minutos…

      Un abrazo!
      Jordi

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