Mi sistema GTD® en Todoist: Aclarar

Continuamos la serie con el segundo paso del Flujo de Trabajo de GTD®: Aclarar.

Si en el paso anterior recopliamos todos nuestros incompletos en «Bandejas de Entrada», ahora vamos a vaciarlas, pensando en el significado que tienen los elementos que capturamos y decidiendo que hacer o no hacer con cada uno de ellos.

Cada vez que nos pongamos a aclarar, dejaremos estas «Bandejas de Entrada» a cero. No vale «picotear» ¡qué te conozco! jajajaja

Este paso requiere de conectar la «máquina de pensar», por lo tanto ponte a ello y hazlo de manera adecuada. Pensar «bien» en este paso es lo que te permitirá ejecutar sin obstáculos más tarde, y elegir con confianza qué hacer en cada momento. Como he oído alguna vez, dejemos todo bien preparado para que nuestro «yo tonto» pueda ejecutar casi sin pensar 😉

Otro punto importante, sigue siempre el flujo de trabajo de este paso tal como se propone. Es la mejor manera para que este «proceso de pensamiento» se convierta en hábito y fluya de manera natural, con lo que la  «transformación» de tus incompletos en «Siguientes Acciones» y «Proyectos» será tremendamente eficiente.

Hablando de esto, te recuerdo que es cada una de estas dos cosas, ya que es clave que lo domines:

  • «Siguiente Acción»: la siguiente acción física y observable que permite que algo avance.
  • «Proyecto»: un resultado que requiere más de un paso y que se puede alcanzar en el plazo máximo de un año.

Así pues, y según tengo montado mi sistema en Todoist, yo aclaro desde la «Bandeja de Entrada» de este mayoritariamente. Incluso en el aclarado de las «Bandejas de Entrada» físicas, el proceso de redacción de las siguientes acciones o proyectos lo hago desde esta misma bandeja, y luego lo organizo en la categoría que corresponda.

He pensado que la mejor manera de explicar cómo lo hago, es paso a paso con un ejemplo. Espero logarlo 😉

Vamos, pues, a aclarar un incompleto. 

1-Incompleto en la «Bandeja de Entrada»:

2-Primeramente me pregunto que significado tiene para mí: ¿Qué es?

Tengo que informar de mi disponibilidad en noviembre para poder calendarizar los módulos que vamos a impartir durante este mes y que forman parte del programa de apoyo y seguimiento en el desarrollo competencial de la efectividad personal con GTD®  que ofrecemos en OPTIMA LAB.

3-Seguidamente me pregunto: ¿Requiere acción?

Si la respuesta es NO, puedo:

  • Eliminarlo: en cuyo caso, en Todoist, sencillamente lo marco como hecho y desaparece.
  • Archivarlo: en este caso, lo guardo donde tengo el material de referencia (Dropbox). Normalmente archivo documentos que he capturado (en este caso los descargo de Todoist y los archivo). Es cierto también que en Todoist tengo un pequeño apartado de «Referencia» donde archivo también algunos elementos, pero esto te lo contaré en el paso de «Organizar».
  • Incubarlo: decido que ahora mismo no requiere acción, pero me comprometo a revisarlo por si en un futuro esta situación cambia. (En el próximo post te explicaré también cómo organizo estos elementos).

Si la respuesta es SÍ, puedo:

  • Hacerlo: si se puede hacer en menos de 2 minutos, en otras palabras, si por un criterio de «umbral de eficiencia» me renta más hacerlo y quitármelo de encima. Ten cuidado porque aquí hay menos elementos de los que parecen, 2 minutos es nada, y no puedes romper el proceso de «Aclarar» poniéndote a hacer. 
  • Delegarlo: ¿lo puede/tiene que hacer otra persona? entonces lo delego (si es rápido, lo hago en el momento, sino, lo dejo para después de aclarar→en este caso «se transforma en Siguiente Acción»). Puede pasar también que el propio incompleto ya sea algo que he capturado una vez delegado (recuerda que me enviaba a Todoist los correos electrónicos donde pedía algo) en este caso el proceso de aclarar consiste en dar forma al recordatorio que organizaré en la lista «A la Espera». 
  • Aplazarlo: ¿ninguna de las dos otras posibilidades? pues decido que lo haré tan pronto como pueda (ASAP)

4-Si he respondido que SÍ requiere acción, tengo que hacerme otra pregunta ¿Cuál es la «Siguiente Acción»?

Así pues, y volviendo al ejemplo. Efectivamente he respondido/decidido que SÍ requiere acción así que, desde mi «Bandeja de Entrada» empiezo el proceso de pensamiento para definir la «Siguiente Acción», así que editando la «tarea Todoist» lo transformo:

Ahora ya tengo una siguiente acción física y observable que me permite avanzar hacia lo que quiero conseguir.

5- Llegado a este punto, tengo que hacerme otra pregunta. ¿Una vez haya hecho esta acción, podré quitarme el incompleto que había capturado de la cabeza? 

  • Sí: entonces ya está el incompleto aclarado y organizo la «Siguiente Acción».
  • No: entonces necesito hacer algo más, tengo un «Proyecto». Ahora pues tengo que pensar en que tiene que ocurrir para que logre lo que pretendo, en otras palabras tengo que definir el resultado que deseo. Este es el caso del ejemplo que estoy aclarando, por lo que vamos a definir el «Proyecto».

6-En Todoist lo hago de la siguiente manera. 

Con «Mayús+Enter» cierro la edición de la «Siguiente Acción» y se me abre la edición de una nueva «tarea Todoist», que es donde definiré el «Proyecto»

Defino del «Proyecto». En este caso decido que el resultado estará completo en cuanto haya impartido los módulos de noviembre. Así pues lo escribo.

Ahora pues, ya sólo nos queda organizar la «Siguiente Acción» y el «Proyecto» en la categoría organizativa adecuada. Cosa que veremos en el próximo post.

Comments

  1. Julio Valenzuela dice

    Jordi,
    muchas gracias por compartir tu setup y workflow con Todoist.
    Me queda una inquietud con respecto a cómo relacionar de la manera más práctica posible las acciones con sus proyectos. Si quiero nombrar una acción y no recuerdo el nombre exacto del proyecto (pueden haber proyectos con nombres similares o sus descripciones son muy extensas) ¿tienes alguna nomenclatura particular?

    Quedo atento a tus comentarios
    Julio Valenzuela

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Hola Julio,

      Puedes usar las etiquetas, yo personalmente no uso. Pero si las usas mi recomendación seria usar como etiqueta una palabra muy relacionada con el proyecto (por ejemplo si estas hablando de un viaje a Sevilla, utilizaría la etiqueta #sevilla, o si tienes un proyecto de hacer una nueva web, usaría #nuevaweb). Si usas etiquetas, a la hora de etiquetar la siguiente acción Todoist te genera un desplegable con todas con lo que te ofrece una buena perspectiva. De todos modos, creo que entiendo la sensación que dices tener, la de no recordar que etiqueta exactamente es, porque hace tiempo yo la tuve, y la solucioné teniendo a mano una lista de apoyo (en excel) de proyecto + etiqueta. Pero honestamente, esto es sobrecomplicar un poco 🙂

      ¡Gracias por pasarte por el blog!
      Jordi

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