¿Área de Responsabilidad?, ¿Proyecto? o ¿Siguiente Acción?

Este post nace de una curiosa situación que se produjo en uno de los módulos de Revisión Semanal guiada que facilité hace poco.

Por cierto, permíteme que sea un poco descarado y haga un poco de «propaganda» de estos módulos. Con el tiempo que llevamos ya ofreciéndolos, hemos reafirmado la potencia que tienen como herramienta para el refuerzo del aprendizaje de GTD®. Concretamente en el que me he referido, llamado G1W, puedes llevar a cabo una Revisión Semanal completa de manera guiada. Además, el hecho de hacerlo en compañía de otras personas que están en el mismo camino para el dominio de la metodología, te permite resolver muchas dudas y darle otra «capa de pintura» al sistema qué montaste en el curso de Nivel 1.

Fue en este compartir experiencias entre todas las personas participantes en el módulo en donde surgió esta duda.

Uno de los propósitos de la Revisión Semanal en GTD® es el de mantener el sistema actualizado. Aprovecho para recordarte también el otro: mantener la perspectiva sobre todos nuestros asuntos. 

Así pues, en una de las fases de esta actualización, que consiste en revisar las listas de «Siguientes Acciones» una persona se encontró con una de las cosas que acostumbran a pasar:

→Algunas de las supuestas «Siguientes Acciones» en realidad eran «Proyectos». Es por eso que, semana tras semana, quedaban allí, sin realizarse. Al no ser acciones físicas y observables que se pudieran tachar, las estaba procrastinando. 

Por otro lado, y derivado de lo que estuvimos hablando sobre la casuística anterior, otra persona, en otra fase de la Revisión Semanal, concretamente durante la reflexión acerca de la «Lista de Proyectos» se encontró con que:

→Algunos de los «Proyectos» en realidad eran «Áreas de Responsabilidad». Y le producía inquietud la sensación de que no avanzaban. Porque ciertamente no eran resultados que podía conseguir en un horizonte temporal concreto.

¿Área de Responsabilidad?, ¿Proyecto? o ¿Siguiente Acción? Es cuestión de perspectiva. Como puedes ver, lo curioso del caso es que primero estábamos un «horizonte por arriba» y después «un horizonte por debajo».

Y, a pesar que de primeras pueda parecer un problema de organización, por tener mezcla de elementos con diferentes significados en la misma categoría organizativa, realmente es un problema de definición en el momento de aclarar. 

En mi experiencia, es perfectamente normal que ocurra esto en la fase de implementación de la metodología. Y, también en mi opinión, ocurre básicamente por dos motivos:

  • Pasamos por alto la definición estricta de cada uno de los elementos y vamos demasiado «al grano» en el paso de «Aclarar». O bien, sencillamente, no hemos terminado de interpretar bien el significado de cada uno de ellos. Por lo tanto aprovecho para recordarte que:
  1. «Siguiente Acción»: Siguiente acción física y observable que hace que algo avance.
  2. «Proyecto»: Resultado que queremos conseguir, que requiere más de un paso y que podemos realizar en el plazo máximo de un año.
  3. «Área de Responsabilidad»: Conjunto de intereses y actividades de tu vida que deben ser atendidos de acuerdo con las normas, para «mantener los motores en marcha» y sin horizonte temporal.
  • El hecho que la concreción del resultado deseado (aka «Proyecto») contenga una necesaria proporción de subjetividad nos despista. GTD® no define el «hasta donde» (más allá del horizonte temporal del año), esto lo tienes que definir tú. Por ejemplo, puedo decidir que el resultado es «Tengo el programa del congreso aprobado» o bien, «El congreso anual de la empresa se ha celebrado con éxito». Ambos son «Proyectos», que de alguna manera pretenden lo mismo, pero una persona puede fijar el resultado deseado «final» y otra puede conseguir el mismo, a base de varios «Proyectos» de menor recorrido. 

La interrelación entre estos tres «Horizontes de Enfoque» es importante, y es realmente la «magia» que hace que las cosas se muevan. 

Esta interrelación también he comprobado que muchas veces confunde. Por esto voy a terminar con un ejemplo que espero sirva para arrojar mayor claridad a lo que estoy contándote. 

Quiero cuidarme para tener una buena salud y disfrutar de un buen nivel de bienestar en mi vida. Esto implica una «Área de Responsabilidad»: «Salud y bienestar». No tiene un horizonte concreto, quiero «mantenerlo» a lo largo de mi vida.

Tengo una lista de verificación o «checklist» con una serie de elementos que quiero utilizar para reflexionar semanalmente sobre sí estoy cuidando adecuadamente de esta «Área de Responsabilidad». Por ejemplo contiene cosas como «Salir a correr tres veces por semana», «Comer verdura cuatro veces a la semana» y «Meditar diez minutos cada día».

Al mismo tiempo tengo en mi sistema un «Proyecto» que surgió en una Revisión Semanal, a raíz de la reflexión sobre este «checklist». Este «Proyecto» es «Me he apuntado a un gimnasio». Porque vi que con el horario de invierno no podía salir a correr todo lo que me había marcado, por lo tanto decidí actuar para «corregir» esta situación que hacía que el «Área de Responsabilidad» «Salud y Bienestar» no estuviese bien cuidada.

Este «Proyecto» lo avanzaré con la «Siguiente Acción» «Buscar en la web y hacer una lista con tres posibilidades de gimnasios cerca de casa».

Pero además, en paralelo, tengo una «Siguiente Acción», sin ningún «Proyecto» asociado: «Comprarme una esterilla para tumbarme a meditar». Que en este caso también «actúa» sobre el «Área de Responsabilidad».

Verás que hay interrelación entre «Área de Responsabilidad», «Proyecto» y «Siguiente Acción». 

Pero podría darse, y de hecho se da, el caso que «cuide» del «Área de Responsabilidad» sin ningún «Proyecto» ni «Siguiente Acción» en el sistema. Sencillamente revisaría mis rutinas utilizando un «checklist».

Por tanto, mi recomendación es practicar mucho y manejar bien estos conceptos para que nuestro sistema sea plenamente accionable y de total confianza.

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