Vivir las interrupciones con normalidad, ¿es posible?

En la ronda de cierre de un curso de Nivel 1 de formación GTD® oficial que facilité recientemente en una multinacional, una persona hizo una reflexión: «Me parece una metodología excelente, sin lugar a duda la voy a aplicar y estoy segura de que me va a ayudar, pero me sigue preocupando cómo gestionar las interrupciones. Si viene mi jefa y me pide algo ¿qué hago?»

Y no es un comentario extraño, en realidad es muy, muy frecuente. Las interrupciones nos «fastidian» a lo largo del día.

Sin ir más lejos, buena parte del contenido de la obsoleta «gestión del tiempo» se centra en cómo lidiar con los «ladrones de tiempo». Cerrar la puerta del despacho, no sentir la obligación de contestar el correo electrónico al momento, posponer asertivamente las peticiones instantáneas, desconectar las notificaciones «push», etc. Todo esto está muy bien, son buenos consejos, y son tan de sentido común que, en realidad, muchas personas ya los implementan de manera natural. Y quien no lo hace, es porque no quiere.

Aún así, es cierto, tu jefa es tu jefa —o cualquier otra persona— y puede que sí necesite algo para ahora. O puede que sí te interese contestar a una llamada. 

Las interrupciones existen y existirán.

Frente a esta realidad, GTD® te permite reducir el impacto de las interrupciones al mínimo. El hecho de mantener un sistema completo y actualizado —en el que confías plenamente— te permite vivirlas de manera natural, como parte de tu realidad.

¿Y cómo es eso?

Primero. Si mantienes tu sistema completo y  actualizado —lo revisas con frecuenciala perspectiva sobre todos tus asuntos es total. Sólo de esta manera puedes calibrar perfectamente el impacto de la interrupción y vivirla con normalidad. Si esto no es así, es lógico que cualquier interrupción represente un torpedo para tu —ya frágil— flujo de trabajo. Se produce una situación de —en palabras del mismo David Allen—: «Realmente no sé lo que debería estar haciendo ahora mismo, y esta nueva cosa lo más probable es que NO sea lo que debería estar haciendo ahora mismo (¡aunque tampoco estoy completamente seguro/a de esto!). Pero, por favor, deja de recordarme ya que no sé ni donde estoy.» ¿Te es familiar este pensamiento?

Segundo. Con el hábito de la captura podrás guardar de forma segura el «input», con la tranquilidad de que no se te escapará nada, y que en el paso de aclarar le dedicarás la atención necesaria. Esto te permite volver con confianza y sin esfuerzo a lo que sea que estabas haciendo. Si para ti el flujo de trabajo de GTD® es un hábito, confiarás en que gestionarás adecuadamente el «input» y, al igual que en el punto anterior, tu sensación de control permanecerá intacta.

Resumiendo: aparece la interrupción, capturo, termino lo que estaba haciendo, aclaro, tomo decisiones respecto al «input», lo organizo en el sistema y termino de aclarar. Entro en el sistema, y elijo con confianza que voy a hacer ahora. Que puede ser algo derivado de la interrupción, o no. Será lo que tenga más sentido y pueda hacer en ese momento.

O bien, lo que llega requiere tu atención inmediata sí o sí —tu jefa—, capturo por donde estaba en lo que estuviese haciendo, atiendo la urgencia, vuelvo a mi sistema y elijo que hacer en ese momento. Que puede, o no, ser lo que estuviese haciendo antes de la interrupción ¿el contexto, el tiempo disponible, la energía mental o la prioridad han cambiado?

Y todo esto, con total sensación de control

Post inspirado en el artículo publicado por David Allen «Curing interruptitis»

Photo by @chairulfajar_ on Unsplash

Comments

  1. dice

    Todo el campo de la efectividad personal es de sentido común y con una buena inversión de tiempo para reflexionar e investigar puedes lograr ser más efectivo. Pero mis clientes me contratan para conseguir este resultado de forma más estructurada y rápida. Mi trabajo es ayudarles con sus problemas en la efectividad personal y desde mi experiencia, es imprescindible tratar el tema de las interrupciones en los talleres.

    > Las interrupciones existen y existirán

    Sí… y no…

    Siempre habrá interrupciones, aunque es perfectamente posible eliminar una parte de estas interrupciones.

    Pero no es algo que se puede conseguir aplicando un simple flujo de trabajo. No, la colaboración efectiva es un tema complicado que requiere un análisis de la situación y soluciones a medida.

    Limitarte a sólo capturar la información es como instruir a un bombero que sólo puede dedicar tiempo a apagar fuegos, olvidando de la importancia de las inspecciones y las tareas de preparación.

    En gran parte de las organizaciones hay problemas en la cultura colaborativa, resultando en malos hábitos comunicativas que causan interrupciones innecesarias. Capturar la información de estas interrupciones es una solución eficiente, pero no efectiva.

    Trabajar el diseño de entorno, revisar los protocolos de comunicación, mejorar la capacidad de empatía y poner la efectividad del equipo por encima de la efectividad personal son algunas de las estrategias que pueden marcar la diferencia.

    Y luego, para las interrupciones necesarias, puedes aplicar la técnica de capturar tal como explicas en este post.

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