¿Cómo aclarar un correo electrónico en GTD®? (I)

El último post —centrado en un par de ejemplos del paso de aclarar en GTD®— coincidió con un debate acerca de como aclarar los correos electrónicos. Esto me ha motivado a seguir con el tema.

Hay una regla básica del paso de aclarar que consiste en que cuando vaciamos una bandeja de entrada «si lo tocas lo aclaras». Con esto, reprimimos el impulso de «saltarnos» —por pura pereza— algunas de las capturas que tengamos que aclarar y evitamos malgastar energía mental teniendo que pensar varias veces sobre un mismo elemento.

En la serie que hice sobre Todoist —en el paso de aclarar— comentaba que me permitía la licencia de aclarar los correos electrónicos en «dos tiempos». Es decir, cuando aclaraba la bandeja de entrada de Gmail, en el momento que decidía que un correo requería acción, lo movía de bandeja, en concreto me lo enviaba a la bandeja de entrada de Todoist. Esto provocaba que cuando aclaraba esta bandeja tenía que repensar acerca de él.

Hace tiempo adopté esta opción sin darle más importancia. Aún más, me pareció lógica. Pero a raíz de la publicación del post —donde este hecho ya no pasó desapercibido— paré y reflexioné. ¿Qué me perdía? ¿Podía mejorar el proceso?

¿A qué conclusión llegué? Pues que como pasa muchas veces, lo que parecía evidente no lo era. Estaba convencido de que tal como lo hacía estaba optimizando el proceso, sobre todo pensando que lo importante era «entrar» el email en Todoist y quitarlo del gestor de correo, y que el esfuerzo extra de tener que repensar en ello era irrisorio, y por lo tanto lo podía asumir. 

Pero no, el tiempo invertido, en realidad, se duplica. Ciertamente pensaba dos veces sobre la misma cosa. Pensar y repensar.

Y te diría más, algunas de las veces, —durante este proceso de toma de conciencia— cuando me volvía a encontrar algún correo, de estos que me había reenviado, en la bandeja de entrada de Todoist, pensaba: «jolín, ahora si que te toca hincarle el diente». En otras palabras, me fue obvio que también estaba aprovechando esta «brecha» para posponer —patéticamente— el enfrentarme al correo.  

Así que cambié el proceso y volví a hacer las cosas como deben ser. Ahora lo aclaro «de una tirada» en el gestor de correo, y en Todoist ya entra transformado en recordatorio de siguiente acción y/o proyecto. 

Es indudable que aclarar la bandeja de entrada del correo electrónico tiene su «miga». En mi opinión es debido a dos motivos:

  • Asimilamos el correo electrónico a nuestra fuente principal de actividad, así que de todas nuestras bandejas de entrada es la que acostumbra a captar más nuestra atención. Llegando —si no se tienen las cosas claras— a competir con nuestro sistema GTD®. De hecho puede incluso llegar a «canibalizarlo», especialmente en esas épocas «complicadas», lo que siempre termina cayéndote de la tabla.
  • Un correo es una captura, un objeto que puede tener varios significados para nosotros y que debemos aclarar. Pero es frecuente que «se nos vaya la pinza» y lo tratemos directamente como trabajo ya definido. O lo que es lo mismo, de la captura a la ejecución, con un aclarado y organizado totalmente superficiales —si es que los llegamos a llevar a cabo—. 

Y, encima, puede que te pase como a mi, que te centres en las herramientas. Asimilando el proceso a sólo en cómo puedes vincular tu gestor de correo con tu sistema GTD®. Penalizando llevar a cabo correctamente el proceso clave de pensamiento que es el paso de aclarar.

Es por eso que en el próximo post, voy a centrarme —también con ejemplos— en los pormenores de cómo aclarar bien nuestros correos electrónicos

Es un punto crítico donde la claridad de ideas es fundamental, ya que —por la infinidad de situaciones que pueden darse— no hay receta posible.

Photo by Austin Distel on Unsplash

Comments

  1. dice

    Dicen que en GTD® el talón de aquiles del 90% de los usuarios es la Revisión Semanal. El mío ha sido aclarar los correos, algo en lo que cuando se baja la guardia ¡se nota!!! Además, es también la parte más controvertida en los cursos oficiales ¿verdad?
    Espero con ganas la segunda parte de esta serie, y seguro que no soy la única.

    Saludos, Laura.

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Hola Laura!!
      El correo es como una agujero negro con gran poder de atracción… cuando bajas la guardia te ‘aspira’ 🙂 Y sí, efectivamente en los cursos también da mucho de si…
      Abrazo!
      Jordi

  2. José María Alot dice

    Gran post Jordi, Un talón de aquiles para muchas personas el gestionar el correo electrónico.
    En mi caso, que como gestor de incidencias de IT recibía 200-300 correos al día (suerte que ya no), no me podía permitirme el lujo de perder ni un segundo cambiando de herramienta. así que tengo mi miniGTD en el correo y otros miniGTDs en otras herramientas. Nunca le he dado importancia a la herramienta y sí al método de los 5 pasos, y os puedo decir que tener tu sistema en varias herramientas no es tan grave, se puede seguir. Lo importante es saber donde tienes tus asuntos.
    Enhorabuena Jordi, que gran trabajo haces

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Hola José María! Muchísimas gracias por tu feedback!
      La claridad de ideas para manejar el flujo de trabajo es fundamental, mucho más allá de las herramientas.
      Abrazo!
      Jordi

  3. Luis X. González dice

    Hola Jordi

    Me encantó, por que es cierto, lo de que el correo puede llegar a «canibalizar» GTD, y lo de «penalizar» el paso de aclarar en el correo.

    Añado que no solo lo penalizas el paso de aclarar al centrarte en la herramienta (como tu ejemplo de volver a aclararlo una vez que lo pasabas a todoist), sino también cuando dejas el correo por días en la bandeja de entrada, como una especie de lista de próximas acciones, en lugar de dejar la bandeja a cero.

    Saludos.

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Muchas gracias por tu comentario Luis,
      Totalmente cierto lo que dices… si te despistas el correo electrónico pasa a ser un sistema B -vive fuera del sistema- 🙂
      Abrazo,
      Jordi

  4. Angel Alvarez dice

    Jordi,
    Ya lo han dicho todo, no se que decir, simplemente gracias por el post y espero el siguiente para ver como lo haces, ya que actualmente tengo ese problema enviar el mail a mi sistema y aclarar despues. ¿Debo entender que en el proximo lo explicaras?
    Un saludo y muchas gracias.

    • Jordi Fortuny Baduell dice

      Hola Angel!!
      Sí, el próximo post voy a explicarlo con un ejemplo.
      Abrazo,
      Jordi

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