Inbox 0: como conseguir que el correo no te vuelva loco

Es maravilloso. Eso es lo que pienso después de unos meses usando el Inbox 0 como sistema de gestión de mi correo electrónico.

Antes que nada, aprovechando que hablo de este tema, y como es muy frecuente que este sea uno de los puntos negros de nuestra productividad, me permito recordarte que hay dos principios básicos que debes tener siempre en cuenta: el correo debe estar cerrado la mayoría del tiempo, solo debes abrirlo cuando tengas programado gestionarlo, y el segundo, es un medio de comunicación asíncrono, aunque mucha gente lo está convirtiendo en síncrono; cuantas veces te han llamado para decirte: te he enviado un correo y no me has dicho nada… y tu dices: no lo he visto, ¿cuando me lo enviaste?… y te responden: hace 5 minutos (!!!); así que no caigas en la trampa, es un medio de comunicación asíncrono; lo debes de gestionar y utilizar como tal.

Una vez hecho este recordatorio, volvamos a lo que nos ocupaba. ¿Cómo funciona el Inbox 0?

A pesar que nunca había considerado el correo como uno los problemas más graves en mi organización, leí sobre este método y decidí probarlo. El resultado ha sido impactante… es aquello de decir, con lo fácil y simple que es, como no lo había hecho antes!.

El fundamento del sistema Inbox 0 son 5 acciones y 3 carpetas.

Acciones:

Borrar (o archivar): debes de ser realista…¿vas a hacer nunca nada con este correo? ¿te aporta una información que no vas a encontrar nunca en ningún otro sitio? Borra sin compasión, si te arrepientes siempre estará la bandeja de eliminados, pero si no lo has necesitado en pocos días, no lo necesitarás nunca (porque ya no recordarás ni siquiera si lo tienes o no). Si a pesar de esto te duele la consciencia al borrar, pues archiva, pero es preferible lo primero, evita el Síndrome de Diógenes digital… pensarás que no cuesta nada guardarlo…quizá no cueste, pero ¿de que sirve acumular?

Delegar: es muy fácil para todos hacer los mails con ‘metralla’, cuando no sabes exactamente a quien preguntar o es urgente y no sabes quien está en la oficina, ante la duda y como cuesta lo mismo enviar a uno que a veinte…pues lo envías a veinte con cc a diez más por si acaso… alguien responderá rápido… pues no, es una mala práctica, pero muy usual. Así que si te llegan correos de este tipo pregúntate, ¿debes hacerlo tú?, ¿es lo más eficiente? Delega lo que no sea de tu área de responsabilidad y borra!

Responder: cuando revisas la bandeja de entrada, ¿hay algún correo que puedes contestar en menos de 2 minutos?, pues hazlo, es una tontería decirse a uno mismo después lo haré, cuando haya revisado toda la lista… ¿para qué? ¿va a cambiar tu respuesta al correo en 10 minutos? Hazlo ahora y borra!

Posponer: ¿tardarás más de dos minutos en responder o hacer? ¿tienes que pensar la respuesta o es un correo largo? Pues aplázalo.

Hacer: si puedes hacer lo que te pide el correo en menos de dos minutos, hazlo y borra.

Carpetas:

A la espera: pon aquí los correos de los que estás esperando alguna acción de otros. Revísala una vez al día, y considera si debes enviar algún recordatorio a alguien.

Para hacer: pon aquí los correos que necesitas más de dos minutos para responder o hacer. Peligro: esta carpeta no se puede desbordar, así que debes de programar en tu sistema de organización general estas tareas.

Archivo: en este punto… para gustos los colores… en principio con una carpeta y el uso del buscador debería de ser suficiente, pero depende de ti… si te sientes más cómodo archivando por materias, por personas, por departamentos, o por lo que sea… tú mismo, pero una carpeta general (como mucho dividida por años) es lo que optimiza más el tiempo de búsqueda de un correo. Siempre sabrás lo que buscas, pues utiliza el buscador que hoy en día son muy potentes y rápidos. Una cosa… este archivo no es un archivo de documentos, es un archivo de correos, los documentos deben de estar donde toca convenientemente organizados.

Otros detalles: la bandeja de elementos enviados y la de eliminados también son importantes para rescatar algún correo en algún momento. Los gestores de correo tienen gran capacidad de almacenamiento, pero yo acostumbro a guardar en estas carpetas solo los correos de los últimos seis meses. El uso de marcar como no leído es una tontería… si lo has leído lo has leído… procésalo como toca.

Añado… evita los mails que no aportan, es muy fácil escribir y enviar, pero tiene su peligro y a veces abusamos… comentarios generales que no solucionan el problema, mails a medias, sin saber muy bien que pides, poner cc’s por si acaso…, incluso dar las gracias por un documento que te han enviado (y que te debían de enviar) puede provocar un mail inútil. Los correos tienen una repercusión exponencial… tú lo escribes, otro lo recibe, lo debe leer, procesar, te responde, etc… imagínate si encima pones a otra gente en los cc! Así que asegúrate que envías los correos justos y necesarios y que estos sean claros y concretos con lo que pretendas, y envíalos solo a quien debas.

El sistema Inbox 0 funciona, debes vencer algunos miedos, como por ejemplo el de borrar o el archivar en carpeta única, pero una vez superados, es una pasada ver la bandeja de entrada vacía, totalmente blanca… una gran liberación frente tenerla llena de correos con la marca de no leído, con correos a la espera con la banderita de recordatorio/importante y sobretodo el dejar utilizar esta bandeja como una lista más para gestionar mis tareas.