¿Aún no gestionas tu email con el método Inbox 0?

Esta es la reedición del post Inbox 0: como conseguir que el correo no te vuelva loco que publiqué hace ya un par de años y que sigue estando entre los más leídos del blog, es por eso que he decidido actualizarlo.

Si para ti la gestión del correo no es un problema, no le verás el punto, pero, si por lo contrario, tienes el email situado en medio de tu flujo de trabajo, ya estás tardando en implantarlo.

En 2013 creía que era un sistema maravilloso, y sigo pensándolo. Además lo certifican ya un gran número de amigos y compañeros a los que he introducido al Inbox 0 y que ahora también están encantados con él.

Durante estos años he ido perfeccionando pequeños hábitos que aún han hecho más potente el sistema, y de los que escribiré pronto (aquí). Hoy se trata de recordar las bases de su funcionamiento para los que aún no lo conozcan. Así pues, al grano:

Antes que nada, dos puntos previos y ¡clave!:

El correo debe estar cerrado la mayoría del tiempo. Sólo debes abrirlo cuando tengas programado gestionarlo. El segundo, es una herramienta de comunicación asíncrona. Aunque mucha gente la está convirtiendo en síncrona; cuantas veces te han llamado para decirte: te he enviado un correo y no me has dicho nada, y tu preguntas: no lo he visto, ¿cuando me lo enviaste? y te responden: hace 5 minutos (:-S). Así que no caigas en la trampa, ¡es asíncrono!; y lo debes de gestionar y utilizar como tal (¡tú el primero!).

Una vez hechas estas puntualizaciones volvamos a lo que nos ocupaba…

El fundamento del sistema son 5 acciones y 3 carpetas. A los que seáis GTDistas ya os sonarán y a los que no, tranquilos, no hace falta que conozcáis ni uséis GTD para ser unos cracks del Inbox 0.

Acciones para el Inbox 0:

Borrar (o archivar): debes ser realista ¿vas a hacer algo con este correo? ¿te aporta una información que no vas a encontrar nunca en ningún otro sitio? Borra sin compasión, si te arrepientes, siempre estará en la bandeja de eliminados, pero si no lo has necesitado en pocos días, no lo necesitarás nunca (porque ya no recordarás ni siquiera si lo tienes o no).

Si a pesar de esto te duele la consciencia al borrar, pues archiva, pero es preferible lo primero, evita el Síndrome de Diógenes digital, pensarás que no cuesta nada guardarlo, y quizá no cueste, pero ¿de que sirve acumular?, solo complica las búsquedas de información importante.

Este punto es más clave de lo que parece, perder el miedo a borrar es lo que realmente hace que el sistema fluya, ya que además de la propia acción física de limpieza, esto te ayuda a entrenar la agilidad mental en el momento de tomar decisiones de acción frente a los correos. La costumbre de marcar como no leído es una tontería, si lo has leído lo has leído, procésalo como toca.

Delegar: es muy fácil para todos hacer los mails con ‘metralla’, por ejemplo cuando no sabes exactamente a quien preguntar, o es urgente y no sabes quien está en la oficina, ante la duda y como cuesta lo mismo enviar a uno que a veinte, pues lo envías a veinte con cc a diez más por si acaso, alguien responderá rápido; pues no, es una mala práctica, pero muy usual. Así que si te llegan correos de este tipo pregúntate, ¿debes hacerlo tú? ¿es lo más eficiente? Y ante esta pregunta delega lo que no sea de tu área de responsabilidad y ¡borra! Usa esta pregunta también para dirigir tus correos a quien toque.

Otro consejo, no pretendáis utilizar el correo como elemento de gestión de proyectos en equipo, huid como de la peste de comentarios como: es que así todo el mundo esta al caso o, las discusiones con responder al responder del responder se pueden seguir y quedan registradas y es muy práctico. El correo no sirve para eso, si gestionas un equipo no lo hagas (hay otras formas más efectivas de conseguir lo mismo), y si te ponen en medio, te recomiendo que listes por asunto y mandes todos los correos de la serie directos a la papelera, si alguien quiere algo, que te lo pida directamente y concretamente.

Responder: cuando revisas la bandeja de entrada, ¿hay algún correo que puedes contestar en menos de 2 minutos? pues hazlo, es una tontería decirse a uno mismo, después lo haré, cuando haya revisado toda la lista ¿para qué? ¿va a cambiar tu respuesta al correo en 10 minutos? Hazlo ahora y ¡borra! Mail abierto, mail con decisión sobre que hacer con él.

Hacer: si puedes hacer lo que te pide el correo en menos de dos minutos, hazlo y borra. Responder y hacer es similar, de hecho, la respuesta es también un hacer. Este punto, a veces provoca confusión, por lo que es más practico pensar en términos de acción y si es de más o menos de dos minutos (tampoco, hace falta cronometrar, debes pensar en si puedes hacerlo de una tirada y en poco tiempo).

Posponer: ¿tardarás más de dos minutos en responder o hacer? ¿tienes que pensar la respuesta o es un correo largo? Pues aplázalo.

Carpetas para el Inbox 0:

A la espera: pon aquí los correos de los que estás esperando alguna acción de otros. Revísala una vez al día, y considera si debes enviar algún recordatorio a alguien. ¡Ojo! Algunos de los correos de esta carpeta, los debes rescatar de la Bandeja de Enviados, no de la de Entrada. Si pides algo, ten la precaución de situar el correo enviado en la carpeta A la Espera.

Para hacer: pon aquí los correos que necesitas más de dos minutos para responder o hacer. Peligro: esta carpeta no se puede desbordar, así que debes programar e incorporar el hábito de revisarla diariamente.

Si utilizas algún sistema de gestión de tareas, en esta carpeta solo guardas los correos por si contienen información o para aprovechar su base para responder, ya que debes trasladar la acción generada por el correo correspondiente a tu sistema principal, evitando duplicar tareas o listas de tareas.

Archivo: en este punto, como se dice habitualmente, para gustos los colores, en principio con una carpeta y el uso del buscador debería de ser suficiente, pero depende de ti, si te sientes más cómodo archivando por materias, por personas, por departamentos, o por lo que sea: tú mismo, pero una carpeta general (como mucho dividida por años) es lo que optimiza más el tiempo de búsqueda de un correo. Recuerda que un sistema de archivo, deber ser accesible, fácil y rápido.

Siempre sabrás lo que buscas, pues utiliza el buscador, que hoy en día son muy potentes y rápidos. Este archivo no es un archivo de documentos, es un archivo de correos, los documentos deben de estar donde toca convenientemente organizados.

Otros detalles: la bandeja de elementos enviados y la de eliminados también son importantes para rescatar algún correo en algún momento. Los gestores de correo tienen gran capacidad de almacenamiento, pero yo acostumbro a guardar en estas carpetas solo los correos de los últimos seis meses, ya que todo va más ligero y rápido.

Añado: evita los emails que no aportan, es muy fácil escribir y enviar, pero tiene su peligro y a veces abusamos. Comentarios generales que no solucionan el problema, mails a medias, sin saber muy bien que pides, poner cc’s por si acaso, incluso dar las gracias por un documento que te han enviado (y que te debían de enviar) puede provocar un mail inútil.

Los correos tienen un impacto exponencial, tú lo escribes, otro lo recibe, lo debe leer, procesar, te responde, etc. Imagínate si encima pones a otra gente en los cc. Así que asegúrate que envías los correos justos y necesarios, que estos sean claros y concretos con lo que pretendas, y envíalos solo a quien debas.

Te garantizo que el sistema funciona, debes vencer algunos miedos, como por ejemplo borrar o archivar en carpeta única. Pero una vez superados, es una pasada ver la bandeja de entrada vacía, totalmente blanca, supone una gran liberación frente tenerla llena de correos con la marca de no leído, con correos a la espera con la banderita de recordatorio/importante y sobretodo, lo básico, puedes dejar utilizar la Bandeja de Entrada como la lista más importante del mundo y que condiciona tu efectividad.

Si lo ves claro y quieres empezar, ahí va mi recomendación sobre como proceder, es muy fácil y no necesitas pensar mucho…

1. Crea una carpeta llamada Viejo, traslada allí todo el contenido actual de la Bandeja de Entrada, menos los correos de los últimos 15 días.
2. Crea el sistema de carpetas: A la espera, Para hacer y las carpetas de archivo que desees.
3. Borra todos los mensajes enviados y eliminados con una antigüedad superior a un año. Con esos liberarás espacio y tendrás que tomar la primera decisión valiente…
4. Procesa los correos que has dejado en la Bandeja de Entrada según lo explicado anteriormente…
5. Empieza a crear los hábitos para revisar las carpetas de acción y para aplicar el sistema Inbox 0.
6. Ten fe y persiste.