¿Conoces los tres tipos de trabajo que existen?

Mi trabajo, por suerte o por desgracia, es muy variado. Encima de la mesa tengo todo tipo de acciones y proyectos. De corto recorrido, medio o largo. Desde tareas que solo deben ejecutarse, a proyectos con un alto impacto en la organización que deben empezarse de cero.

Como podéis imaginaros, con este panorama, es fácil dispersarse. La lucha entre lo importante y lo urgente es encarnizada, por lo que decidir que hacer en cada momento es clave.

Y para decidir, he aprendido a confiar en mi intuición. Una intuición que funciona a la perfección la mayoría de las veces, siempre que uno haya recopilado, aclarado, organizado, y se revise sistemáticamente.

Además, en GTD a la hora de hacer, se proponen tres modelos que nos pueden ayudar a escoger la mejor acción a realizar en cada momento.

Uno de ellos consiste en establecer una serie de variables, la combinación de las cuales nos facilita la decisión sobre que acción es óptimo realizar. Estas variables son el contexto en el que estemos, el tiempo del que disponemos, nuestro nivel de energía y, finalmente, la prioridad relativa de la tarea. Este último es el menos concreto y más difícil de gestionar, pero habitualmente, pasado el filtro de los otros tres, la decisión queda acotada a un reducido número de tareas, y como siempre decidimos por comparación, la elección sobre que tarea nos aporta más valor, surge casi de manera espontánea.

Otro de los modelos, habla de los seis niveles de perspectiva: las siguientes acciones,  los proyectos, las áreas de enfoque y responsabilidad, las metas y objetivos y la visión. Permitidme la licencia de considerar este modelo cómo advanced. Es evidente que tener todos estos niveles bien definidos es clave a la hora de decidir que hacer y saber donde es más interesante invertir nuestros recursos. Nos proporciona una estructura donde la decisión está mucho mejor respaldada, la dificultad, si es que la podemos llamar así, esta precisamente en definir y mantener actualizada esta estructura. Es un ejercicio que nos cuesta hacer, y sobretodo hacerlo bien.

Y he dejado para el final, el modelo que quería destacar. El de los tipos de trabajo. En mi caso, se está revelando muy útil tenerlo en cuenta. Y es que siempre procuro equilibrar estos tres tipos de trabajo en mi días, y resultado de este equilibrio es que consigo avanzar homogéneamente con todo tipo de proyectos y tareas.

• Trabajo predefinido: hago lo que he planificado hacer, escogiendo entre las tareas incluidas en mi sistema. Normalmente este es el espacio de tiempo donde yo tengo el control, por lo que es cuando acostumbro a avanzar en los proyectos de largo alcance que requieren unas dosis más altas de creatividad.
• Trabajo a medida que surge: es el espacio de tiempo de bajo control. Llamadas, urgencias (reales) y otros. Conocéis bien a lo que me refiero 😉
• Trabajo de definir mi trabajo: definir que hacer, para saber que hacer, también es mi trabajo y conlleva su tiempo. Por lo que no podemos obviarlo.

Si os fijáis, seguro que en vuestros días hay de todo, y en distintas proporciones según el día. Pues el secreto está en ser consciente que estos tres tipos de trabajo existen y, sobretodo, tener presente que son como vasos comunicantes, por lo que es muy importante su equilibrio.

Imaginad por un momento que sobrecargáis un tipo, es probable que vuestro flujo productivo se corte, o baje la calidad de vuestros outputs. De hecho, yo los concibo como que tienen una relación circular… si no defines tu trabajo, no puedes hacer trabajo predefinido, y si no te abres al mundo lidiando con el trabajo a medida que surge, perderás visión sobre lo que ocurre y tu definición de trabajo será deficiente.

Así pues, y como resumen, tened en cuenta:

• No olvidéis el equilibrio entre tipos de trabajo
• No os olvidéis de definir vuestro trabajo
• No os rindáis al trabajo a medida que surge
• No olvidéis que tener vuestro sistema al día es vital para hacer lo realmente importante