#100palabras de efectividad: fechas

Hace unos días os hablaba de las fechas objetivas y subjetivas. Lo que me llevó a pensar en escribir un post para concretar un poco más acerca de las particularidades de las fechas que coexisten en nuestro ecosistema.

Ya os podéis imaginar que no hablaremos de las fechas inventadas (o también llamadas subjetivas), porque realmente no existen. Cómo ya avanzaba en el anterior post, es un recurso que utilizamos para organizar todo nuestro trabajo y consiste en autoimponerse plazos. Aunque está demostrado que no acaba de funcionar, aún se usa con el ánimo de planificar cuando haremos nuestras tareas. Debemos dejarlas atrás y limpiar nuestro sistema de fechas subjetivas.

Luego están las fechas objetivas, de las que efectivamente puede haber de varios tipos, dependiendo de la asociación que tengan con la acción, y donde cada una de ellas, conlleva implicaciones diferentes y por lo tanto deben gestionarse adecuadamente.

• Tipo «en»: tal día a tal hora tienes que hacer algo ‘obligatoriamente’: una reunión, una llamada, etc. Esta se coloca en la agenda, y su consecuencia más directa es que nos determinará qué otras cosas podemos hacer en ese día. Es cierto que esta cita puede además generar una tarea anterior relacionada con la preparación de algo que necesites. Esta tarea tendrá como límite de realización el día de la cita. Pero son dos cosas distintas, una es la cita (tipo «en») y otra la tarea (donde esta fecha será del tipo «antes de»)

• Tipo «hasta» o «antes de»: tienes una fecha límite para hacer algo. Es una fecha impuesta por terceros sobre la que no puedes influir y que si no cumples con ella puede generarte consecuencias no deseadas. Esta fecha mal gestionada puede inducirnos a confusión, ya que normalmente debemos hacer antes. A pesar que parezca evidente, frecuentemente cometemos el error de pensar en ella como el día en que tengo que hacer, y si lo hacemos así, llegaremos tarde. En este caso, podemos añadir la fecha límite junto a la acción, en el contexto que corresponda, así no se nos pasará por alto en las revisiones. También podríamos añadir un recordatorio en la agenda, pero no es demasiado recomendable.

• Tipo «desde» o «a partir de» (o «después de»): que indica el momento a partir de la cual puedes hacer algo, antes de esta fecha es imposible llevarlo a cabo. Por ejemplo, no puedes hacer tu declaración de renta antes que Hacienda ponga a disposición el programa para hacerla. En GTD hay un constructo específico llamado archivo de seguimiento (distinto de la agenda), el cual es muy útil. Allí ‘aparcamos’ las tareas con este tipo de fecha limitante. Las dejas ahí, hasta que llega la fecha y se ‘despiertan’. Sino, también podemos añadir un recordatorio en la agenda con la fecha de inicio, aunque en mi experiencia, es mucho mejor hacer que permanezcan ocultas hasta la fecha objetiva.

Además de estas, y aunque no debemos abusar de ellas. Podemos asumir también que en determinados casos podamos utilizar una Fecha prevista, o dicho de otra manera, una fecha deseada u objetivo. Esta tiene sentido sólo en proyectos con una fecha límite muy a largo plazo, donde deseamos marcarnos hitos intermedios para asegurar que no se nos acumula todo el trabajo cerca del final. Repito que debe usarse con moderación en unos casos muy concretos y no debe estar en nuestra agenda, al igual que en el segundo tipo, la podemos añadir junto a la acción, para tenerla en cuenta durante las revisiones.

En GTD, en general, no se entra en este tipo de matices acerca de los distintos tipos de fechas. De hecho, David Allen hace referencia a la agenda como territorio sagrado, donde sólo debe haber las cosas que, o se hacen en aquel momento, o ya no se pueden hacer. Es en OPTIMA 3 donde se describe el concepto de fecha objetiva y sus tres tipos.