Organizar, para poder hacer con sentido

En este esquemático recorrido por los cinco pasos de GTD® que te propongo, llegamos al tercero: organizar. Este paso va muy ligado al anterior (aclarar), ya que va justo a continuación. Recordemos que habíamos tomado unas decisiones sobre las cosas que habíamos capturado, pues ahora toca ponerlas en el lugar (contenedor) adecuado.

De esta manera tendremos un sistema confiable de contenedores con los recordatorios de nuestras siguientes acciones de donde podremos escoger qué hacer.

Sistemas organizativos puede haber de muchos tipos. No hay ni mejores ni peores mientras cumplan con el objetivo. Se trata que te sientas cómodo con el que escojas (no es extraño llegar a tu ideal después de varias iteraciones). Debe ser un sistema lo más sencillo y lógico, ya que te tiene que inducir confianza. Si no, no obtendrás la sensación de control que estamos buscando.

Las cuatro listas en las que debe basarse tu sistema son:

• Lista de proyectos. Contiene los resultados que pretendes alcanzar en el plazo de un año y requieren de varios pasos. De aquí ‘nacerán’ las siguientes acciones que te acercarán al resultado y también te permitirá revisar el estado de cada uno.
• Lista de siguientes acciones. Contiene lo que tienes que hacer lo antes posible. Pueden ser también varias listas, una por contexto.
• Lista de A la Espera. Contiene las cosas que estás esperando de otras personas. Permite llevar un seguimiento de pendientes.
• Calendario. Contiene las cosas que sólo puedes hacer (o necesitas saber) en un momento determinado.

Nos quedará por organizar el grupo de cosas que decidimos incubar. Para esto, tendremos un par de sistemas de incubación.

• Archivo de seguimiento. Contiene las cosas que tienen un desencadenante de acción en un momento concreto.
• Lista Algún día/Tal vez. Contiene las cosas que quizá quieras hacer en un futuro.

Es clave no mezclar cosas con diferentes significados en los contenedores.

Para terminar y aportar claridad, te pongo un par de ejemplos de recordatorios de cada lista:

Proyectos:

• Diseñar el folleto para la próxima campaña de venta.
• Enviar el informe de calidad del último trimestre.

Siguientes acciones:

• Llamar a Miguel para preguntarle acerca de las nuevas prestaciones del producto para el nuevo folleto.
• Listar las quejas de clientes registradas en el último trimestre.

A la Espera:

• 15/05 (fecha desde cuándo nos lo debe) Diseñador gráfico (quién nos lo debe). Borrador del folleto.
• 23/06 Jefe de Turno. Informe incidencia P505.

Calendario:

• 27/03 Revisión médica.
• 10/04 Reunión con el Jefe de Turno.

Archivo de seguimiento:

• 15/05 Salen a la venta las entradas para el teatro.
• 5/04 Inicio del plazo de presentación de la Declaración de Renta.

Algún día/Tal vez:

• Viajar a Vietnam.
• Leer la trilogía del Señor de los Anillos.