Mi sistema GTD en Todoist

Introducción

En los próximos post voy a explicarte como tengo implementado mi sistema GTD en Todoist. 

Una de las motivaciones para escribir esta serie ha sido que he detectado que la mayoría de las personas tienen tendencia a la sobrecomplicación de los montajes de sus sistemas GTD en las diferentes herramientas. Y Todoist no es una excepción. 

Voy a describirte con detalle mi implementación y, sobretodo, las razones de las distintas soluciones que he adoptado. Creo que haciéndolo de esta manera te puede ser de ayuda incluso si utilizas otra herramienta.

En mi opinión, esta sobrecomplicación de la que te hablaba, normalmente está provocada por la combinación de tres factores: 

• Una mala interpretación de los conceptos GTD por parte de la persona usuaria
• La creencia que todas las características de la herramienta son buenas para la efectividad y por lo tanto deben ser usadas
• La búsqueda incesante de un sistema espectacular, con una herramienta último grito y que deje boquiabierto a medio mundo, además de que haga el trabajo por ti

Creo que es importante que tengas presentes estos puntos, y reflexiones acerca de ellos antes de empezar. Yo he llegado a la instalación que tengo actualmente a base de distintas iteraciones y también he estado muy influenciado por todo ello.

En mi caso, concretamente, he observado que la instalación plenamente funcional se ha producido en cuanto he pensado primero en qué necesito y cómo lo necesito. Dicho de otra manera, he dejado de pensar en que me ofrece la aplicación y cómo me adapto a ello. 

Cómo no, y referente al primer punto, ten claro que ninguna herramienta va a explicarte GTD, más bien lo contrario. Es habitual que la mayoría de ellas trabajen aún con terminologías y prácticas ya obsoletas. De ti depende aprender GTD y cambiar de hábitos, no te escondas detrás de la herramienta.

Otra clave es darle —y darte— tiempo, he visto personas que cada semana cambian de herramienta, así es imposible hacerse a ellas y comprobar si te va bien o no. Aunque casi podría asegurarte que todas van bien y que los problemas pocas veces vienen dados por las limitaciones de las herramientas. La experiencia te ayudará a determinar que suma, y que resta.

Pienso que también ha sido clave no obsesionarme en utilizar todas las prestaciones de la herramienta. Ahora mismo estoy usando un pequeño porcentaje de todo lo que me ofrece, pero la verdad es que no necesito más.

Esto también pasa con algunas integraciones con otras aplicaciones. A priori parece que son verdaderas virguerías, pero luego sirven de poco. Hacerlo de manera manual tiene la ventaja que te fuerza a pensar en el proceso as it is.

Es por eso que te recomiendo encarecidamente —especialmente si estás empezando— tener un sistema lo más cercano al papel —libreta— que puedas. Está demostrado que el índice de adopción de la metodología es muy superior en estos casos. Si tu sistema hace evidente todo el proceso que propone GTD® evitarás en mayor medida la tentación de omitir pasos que son necesarios. 

En internet puedes encontrar bastante y variado material sobre GTD y Todoist. Alguno le hace flaco favor a GTD; otro, efectivamente contiene propuestas interesantes (cómo espero que sea esta que ahora estás leyendo). También existe la Setup Guide oficial de GTD que puedes encontrar aquí. 

Lo que te recomiendo en cualquier caso, es que valores todas estas propuestas de implementación con calma, ya que muchas de ellas te proponen configuraciones que no tienen en cuenta el workflow de GTD y, por lo tanto, en lugar de ayudarte en el desarrollo de los hábitos necesarios, lo dificultan. Por eso insisto en el punto de primero piensa qué necesitas y como lo necesitas.

Estoy convencido que te sorprenderá la sencillez e, incluso, la poca automatización de mi sistema. Yo esto lo considero un plus. 

En el próximo post, te voy a mostrar la configuración general de la herramienta y comentar otros aspectos de su uso que considero relevantes. A partir de aquí, te enseñaré cómo la utilizo en cada uno de los pasos de GTD, en otras palabras: cómo Capturo con Todoist, cómo Aclaro, cómo Organizo, cómo hago mi Revisión Semanal y finalmente, cómo Ejecuto… de esta manera además de la herramienta, podemos ir repasando todos los aspectos importantes de la metodología.

Espero que te guste y te sea útil. Si ya usas Todoist y te interesa que hablemos de algún tema concreto, te invito a dejar un comentario.