Mi sistema GTD en Todoist: Capturar

Bien, después de un par de post introductorios y referidos a la configuración en general, te voy a mostrar cómo utilizo Todoist con el Flujo de Trabajo de GTD. Y de pasada, vamos a ir refrescando los conceptos clave de cada uno de los cinco pasos.

Así pues vamos a empezar por el primer paso: capturar. 

Recuerda que capturar consiste en recopilar todo lo que llama tu atención y ponerlo en contenedores de confianza que vaciaremos regularmente. 

Estos contenedores son nuestras Bandejas de Entrada: lugares donde capturamos, o se nos capturan automáticamente, incompletos («cosas»). Y se quedan allí de manera temporal. Estas las vaciaremos regularmente en el segundo paso: aclarar. 

Ten en cuenta que existen las herramientas de captura y las Bandejas de Entrada, algunas veces son lo mismo y otras no. 

Todas las herramientas de captura desembocan en una Bandeja de Entrada. Y hay Bandejas de Entrada que actúan también de herramienta de captura. Pongo unos ejemplos para que veas esta interrelación:

• El «Inbox» de nuestro correo electrónico es una Bandeja de Entrada donde automáticamente se nos capturan incompletos (los correos electrónicos antes de aclarar son eso). Si yo mismo me mando un correo con una captura, lo estoy usando también como herramienta de captura.
• El famoso «Braintoss» es una herramienta de captura, no es una Bandeja de Entrada, ya que lo que capturas vía esta aplicación lo mandas a una Bandeja de Entrada.
• Los Post-It son una herramienta de captura, que tendrás que enviar a una Bandeja de Entrada para capturas físicas.

Aclaramos siempre desde nuestras Bandejas de Entrada y estas se llenan automáticamente, o bien las llenamos nosotros manualmente con nuestras herramientas de captura.

Así debemos tener perfectamente identificadas cuáles son nuestras Bandejas de Entrada, ya que ahí estarán todos los incompletos que debemos aclarar. 

Tendremos las suficientes pero no más de las necesarias. Entonces es una buena práctica pensar si hay posibilidades de fundir o conectar algunas de ellas. 

Además, necesitamos tener suficientes herramientas de captura para capturar en cualquier momento y cualquier lugar. En este caso, también debemos tener las justas y necesarias. No sobrecompliquemos.

Te decía que todo esto tiene que ser de confianza, eso es porque tenemos todos los elementos de nuestro «ecosistema» de captura perfectamente identificados y los usamos de manera regular. Dejan de ser de confianza si vamos continuamente cambiando (por ejemplo: hoy capturo en Post-It, mañana en una libreta, y pasado mañana en una hoja en blanco…) o bien no tenemos todas nuestras Bandejas de Entrada bien identificadas.

En mi sistema, la Bandeja de Entrada principal es la de Todoist. Tengo todo mi ecosistema de captura relacionado con esta y es desde donde llevo a cabo principalmente el paso de aclarar. Todos mis incompletos confluyen en esta, como si fuera un embudo.

Antes de entrar en detalle, un aspecto importante para su uso. En la versión Premium puedes enviarte elementos por correo electrónico directamente a cada lista de Todoist, por lo que te recomiendo identificar claramente cual es la dirección de correo que te permitirá enviarte elementos a tu Bandeja de Entrada.

Esta es una dirección del tipo Inbox<add.task.xxxxx.xxxxxxxxxxxxx@todoist.net> que encontrarás en el menú «Enviar tareas a este proyecto por email» situado dentro de las opciones (tres puntitos) de cada lista (lo que llaman Proyecto en Todoist). Esta dirección de correo es importante, ya que permite concentrar las capturas de varias herramientas de captura.

¿Cómo llegan todos mis incompletos a la «Bandeja de Entrada» de Todoist?

Vía «+ Añadir tarea» directamente en la «Bandeja de Entrada»: lo uso poco, sólo capturo directamente en la Bandeja de Entrada cuando estoy trabajando en el ordenador o bien en el momento de la Revisión Semanal. En la app de Todoist del móvil no capturo directamente casi nunca.

Vía Braintoss: mi herramienta de captura principal. Las capturas digitales se envían a la Bandeja de Entrada de Todoist a través de la dirección de correo electrónico que te he comentado antes (Inbox<add.task.xxxxx.xxxxxxxxxxxxx@todoist.net>).

¿Qué capturo principalmente con Braintoss?

• Fotografías (de cosas que me interesan, de notas que he tomado, etc)
• Notas de voz
• Notas de texto
• «Corta-pega» de textos provenientes de herramientas de mensajería
• Enlaces de webs que me interesan
• …

Vía vinculación con otras aplicaciones: El caso más relevante es el de Slack. Para nosotros, en OPTIMA LAB, es una de las herramientas de comunicación principales por lo que la tengo vinculada a Todoist. Así, cuando quiero capturar algo de Slack, lo hago con el menú de acciones del mensaje, así me aparece en la Bandeja de Entrada de Todoist.

Vía correo electrónico: ¡atención, en este caso no llegan capturas, sino elementos ya aclarados, pendientes de organizar! Tengo la dirección de Inbox memorizada en contactos y me reenvío correos electrónicos una vez aclarados. Llevo a cabo el proceso de pensamiento de aclarar de manera completa al abrir el correo electrónico y ya lo reenvío a Todoist editado, cambiando el asunto por la siguiente acción y/o proyecto, de esta manera en Todoist sólo organizo el recordatorio en la categoría que corresponda. De esta manera no tienes que pensar dos veces sobre una misma cosa. Te recomiendo que cuando toques el correo, lo aclares.

Estas son las vías principales por donde «circulan» mis incompletos y quedan a punto para ser aclarados. Un aclarado muy cómodo desde una única Bandeja de Entrada situada en Todoist.

Sólo me quedan tres Bandejas de Entrada fuera de Todoist:

• Libreta para notas, la uso cuando no puedo tener el teléfono en las manos (reuniones)
• Carpeta portadocumentos para las capturas físicas (documentos, folletos, tickets, etc) que llevo siempre encima
• Bandejas para elementos físicos (despacho y general de casa)

Los elementos capturados en estas, entran igualmente en Todoist, pero ya lo hacen en forma de siguiente acción y/o proyecto una vez aclarados.

Como puedes ver, yo tengo mi propio «ecosistema» que me permite que el proceso de captura sea muy eficiente. Aún así, ten presente que cada cual puede tener el suyo propio y que puede haber muchas otras maneras de hacerlo, y que sean igual, o más válidas si cabe. No te cierres a otras opciones, tómate el contenido de este post como una guía. 

Sobretodo recuerda una cosa: «Cuantas menos mejor, pero todas la necesarias»