Mi sistema GTD en Todoist: Filtros, etiquetas y fechas

Llevo utilizando Todoist desde hace ya bastantes años. Los primeros en su versión gratuita y el resto en la versión de pago. Con esto quiero decirte que la versión gratuita, a pesar que con los años ha recortado alguna prestación, también es capaz de sustentar perfectamente tu sistema GTD. 

Nota de enero 2022: desde que escribí esta serie, Todoist ha reducido las prestaciones de la versión gratuita de su aplicación. Así que ahora mismo, el setup completo que propongo solo es posible con la versión de pago. Si quieres empezar por la versión free, lo que tienes que tener en cuenta que incluso con esta limitación, te da para tener un sistema GTD plenamente funcional, no necesitas más: la lista de Proyectos, A la Espera, Siguientes Acciones, Agendas y Algún Día/Tal Vez. Y a partir de aquí, trabajar con secciones si quieres dividir estas listas (por ejemplo, te puede ser muy útil para organizar las siguientes acciones en contextos o disponer de diferentes agendas). Es cierto que trabajar en Todoist con secciones, en mi experiencia, le resta mucha usabilidad, pero igualmente tienes un sistema fetén. En lugar de secciones puedes trabajarlo con etiquetas y filtros, pero estos también están limitados. Y sólo con etiquetas, te vas a meter en un berenjenal.

En el ordenador, utilizo Todoist en su versión web, dejé de utilizar la aplicación de escritorio. Vi que no me aportaba nada, más bien lo contrario. En el móvil, evidentemente, en su correspondiente app. La sincronización es fantástica. 

Escogí Todoist por su sencillez, fue lo más parecido a una hoja en blanco que encontré. Y es que era precisamente lo que buscaba, ya que migré a esta herramienta desde una libreta Moleskine, que fue donde di mis primeros pasos en GTD y me acompañó durante aproximadamente unos tres años. Por cierto, sigo pensando que el papel es una de las mejores maneras de empezar.

A nivel de anécdota, recuerdo que también fue importante el hecho de que era una de las pocas aplicaciones en las que podías operar offline, ahora ya no tiene mucha importancia, pero en su momento —donde tener datos en el móvil era un lujo— esta prestación era casi imprescindible.

Me sigue gustando sobretodo por su sencillez. Omito versiones beta y similares, me distraen. Moverse por la herramienta debe ser cometido del Sistema 1, por lo que los cambios no le son muy favorables.

En esta misma línea: ojo con las «mejoras» que frecuentemente aparecen, demasiadas veces van en contra de los buenos hábitos productivos. Parece que son más producto de sugerencias del equipo de marketing qué no cambios con el propósito de ayudarte a mejorar tu efectividad. Es un mal habitual del que sufren la mayoría de herramientas. Te diría que: si te funciona no toques. 

Lo tengo siempre en modo vacaciones y todos los días los tengo configurados como días libres con el propósito de desactivar al máximo de lo que permite la herramienta los registros, el Karma y los objetivos. Toda esta «parafernalia» la obvio, no sirve absolutamente para nada. 

El registro de actividad tampoco me lo miro nunca. Aunque hay personas que les gusta ver todo lo que han tachado, a mi, mirar atrás no me aporta nada. Si a ti te aporta, puedes ver las tareas completadas, pero claro, tampoco es del todo fiable… en el paso de aclarar, eliminas cosas que has capturado y eso —por ejemplo— no es una acción ni ningún proyecto completado.

Tachar un proyecto, en mi opinión, no cuenta lo mismo que tachar una siguiente acción o bien —cómo te decía antes— si durante el proceso de aclarar eliminas algo que has capturado, realmente no has ejecutado nada. Es por eso que creo que no es válido el recuento y tracking que realiza la herramienta. Tu motivación y gestión de compromisos, mejor gestionarlos de otras maneras. En mi opinión, la «gamificación» que propone Todoist no mide tu efectividad real.

Otra cosa que nunca utilizo: las prioridades. Ya sabes cómo se prioriza en GTD, por lo que las «banderitas» no tienen sentido. Lo veremos en el paso de ejecutar, donde elegimos de nuestro sistema que es lo mejor que podemos hacer en cada momento. Asignar prioridades con las «banderitas» es perder el tiempo.

Filtros y etiquetas

Por increíble que te pueda parecer, no utilizo ningún filtro ni ninguna etiqueta.

Ciertamente, a lo largo de este tiempo de uso, he estado tanteando mucho la utilización de los filtros y de las etiquetas de distintas maneras, pero finalmente he llegado a la conclusión que es mucho más operativa una configuración prescindiendo de estas opciones. 

Aún así reconozco que las etiquetas pueden ser útiles para algunas personas, por eso te cuento las opciones que estuve utilizando durante un tiempo. 

• Etiquetar tus siguientes acciones con los factores limitantes a la hora de elegir que hacer (tiempo y energía). Con esto, «teóricamente» facilitas el proceso de filtrado en el paso de ejecutar.
• Asignar una etiqueta a cada proyecto y luego etiquetar con esta misma etiqueta las siguientes acciones correspondientes a este. Esta práctica tiene como objetivo principal facilitar la revisión de tu «Lista de Proyectos» durante tu Revisión Semanal.
• Crear una etiqueta por área de responsabilidad y asignarla a los diferentes elementos de tu sistema correspondientes a cada una de ellas. Con esto puedes facilitar las revisiones de los «Horizontes de Enfoque» superiores.

Si decides utilizar etiquetas, tienes que hacerlo de una manera muy sistemática: o se ponen siempre o pierden toda su funcionalidad. En otras palabras, si etiquetas de manera irregular, tiene el efecto contrario al que pretendes, en lugar de ofrecerte una visión más clara, la emborrona y te sume en el caos.

Por eso las dejé de utilizar, porque la energía necesaria para mantenerlas no me rentaba. La clave está en dedicar esta energía en llevar a cabo las revisiones de manera sistemática (consigues la visión global sin necesidad de etiquetas). Por otro lado, en el paso de ejecutar, la elección de qué hacer en cada momento filtrando por cada factor limitante, es perfectamente factible y dinámico sin etiquetas.

Explicándolo de manera práctica: en el rato que te pasas etiquetando y filtrando, me atrevo a afirmar que ya puedes haber hecho una siguiente acción. Te reto a preguntarte una cosa: ¿los filtros y etiquetas no son una manera sutil de procrastinar? 😉

A los filtros, con mi configuración actual, no les veo utilidad, ya que ya soy capaz de ver en cada momento lo que necesito ver. Además, sin etiquetas, pierden bastante el sentido. Cuando utilizaba etiquetas, tenia algunos filtros para, por ejemplo, combinaciones de «contexto+tiempo+energía». Para pre-filtrar a la hora de ejecutar. Pero como te he dicho, he acabado comprobando que es una práctica que no hace falta si llevas a cabo el Flujo de Trabajo de GTD como debe ser.

Fechas

Además de Todoist, también uso el calendario de Google. No tengo vinculadas las dos aplicaciones, las gestiono de manera independiente. Como dice David Allen «tu calendario es territorio sagrado» por lo que como menos «intromisiones» tenga, mejor. Además, no todas las fechas son susceptibles de ir al calendario. La fecha final de un plazo por ejemplo, no necesariamente tiene que ir al calendario, más bien lo contrario. Por eso, para evitar confusiones y mezclas raras, creo que es mejor tenerlo desvinculado.

Así, si todas las siguientes acciones —o información— con fecha van al calendario, el uso de las fechas en Todoist queda muy restringido a unos casos muy concretos que luego te cuento.

El reconocimiento inteligente de fechas también lo tengo desactivado, es un verdadero dolor de cabeza cuando tienes que redactar los plazos en los proyectos y siguientes acciones. También con las fechas de seguimiento de la lista «A la Espera». 

Recuerda que los proyectos o siguientes acciones que tienen un plazo para ser realizadas, la fecha forma parte de la redacción de estas, no se usa ni recordatorio ni las ponemos en el calendario. Es en la revisión de las listas a la hora de ejecutar que elegiremos qué hacer basándonos en esa información.

¿Cuando utilizo las fechas en Todoist?

Archivo de seguimiento (Tickler file): contenedor (lista) para los elementos que aún no se pueden realizar y solo podrán completarse a partir de una fecha concreta más adelante. Así cuando llega la fecha que les he asignado, aparecen en «Hoy» y en ese día las aclaro.

La clasificación que Todoist te propone cómo «Hoy», para mi, es una Bandeja de Entrada que debo aclarar, o sea, pensar y decidir acerca de ello, y organizarlo donde proceda. NO es una lista de siguientes acciones. 

Atención → En esta lista, no van acciones que ya se que un día concreto tendré que hacer. Si ya tienen fecha, o fecha y hora, se organizan en el calendario. 

Ejemplo:

«Cita con el dermatólogo el 24/02/2020 a las 10:00» → Calendario, es una siguiente acción con día y hora.

«El 24/02/2020 empieza el plazo de matrícula para el Máster» → Archivo de Seguimiento (Tickler file), aún no sabes cuándo irás ni qué documentación necesitarás. Por lo que en febrero necesitarás reevaluarlo.

Recurrentes: tienen que ver normalmente con áreas de responsabilidad, y aunque la buena práctica siempre es gestionarlos vía checklist, yo en algún caso utilizo esta funcionalidad. Más adelante te enseñaré cómo gestiono los checklist. La recurrencia que proporciona Todoist puede resultarte útil para gestionar tus compromisos en determinadas áreas de responsabilidad. 

Así, tengo una categoría (lista) con diferentes elementos recurrentes. Cada uno con la periodicidad que corresponda, por ejemplo diaria, semanal, mensual o incluso anual. 

De la misma manera que te he contado en el caso anterior, estos elementos recurrentes se muestran en «Hoy» cuando llega la fecha asignada. Y que estén allí no quiere decir que las tenga que hacer cuando «aparecen», sino que el workflow del paso aclarar es el que me hace tomar la decisión.

Ejemplo:

«Preparar la nota de gastos del mes para enviar a RRHH» → cada 15 (lo que quiere decir que este elemento me aparecerá el día 15 de cada mes).

Al llegar el momento de aclarar, puede pasar qué (cada mes puede ser diferente):

1. Tenga sólo un ticket y lo pueda hacer en menos de 2 minutos, por lo tanto lo haré
2. Tenga muchos tickets y no va a ser rápido, por lo tanto lo aplazaré y organizaré una siguiente acción en el contexto «@Computer» 
3. No tenga tickets porque este mes no he viajado, en este caso elimino el elemento

Y el día 15 del mes siguiente, vuelve a «aparecer», lo vuelvo a aclarar. 

Como te decía, en este tipo de situaciones la buena práctica es manejarlas con checklists.

Para terminar al respecto de las fechas → Recuerda que nunca se utilizan las fechas como recordatorios, evita a toda costa la práctica de: «el día 3 voy a hacer tal acción».

En el próximo post, veremos el proceso de la Captura. Si quieres añadir cualquier cosa o contar tu experiencia, no dudes en dejar un comentario.