Mi sistema GTD en Todoist: Organizar

Hoy vamos a centrarnos en el paso de organizar en mi sistema GTD en Todoist. Tercer paso del Flujo de Trabajo de GTD. Recordemos que en el último post nos habíamos quedado con una siguiente acción y un proyecto después de haber aclarado un incompleto.

Por lo tanto ahora toca organizarlos y, para hacerlo bien, debemos empezar teniendo claros dos aspectos:

• Evita mezclar: una ubicación, un significado
• Utiliza las categorías organizativas adecuadas

Para cumplir con esto, necesitaremos pues una categoría organizativa para cada uno de los elementos. Es la manera de no mezclar. Dentro de cada categoría no puede haber elementos con significados diferentes. Me explico: los proyectos van a estar con los proyectos, las siguientes acciones con las siguientes acciones, los elementos archivados con los elementos archivados y los elementos incubados con los incubados.

Parece una obviedad, pero he preferido remarcarlo porque, en mi experiencia, hay una tendencia natural a hacer cosas del tipo los proyectos con sus siguientes acciones, o bien otro clásico: poner elementos accionables en la categoría de archivo. Si llevamos a cabo alguna de estas prácticas, estaremos mezclando y por lo tanto nuestro sistema no estará organizado.

Para ir entrando en materia te presento en primer lugar una vista general de mi sistema GTD en Todoist que hasta ahora te he ido mostrando a trocitos.

En la parte izquierda de la pantalla de mi sistema GTD en Todoist puedes ver las categorías organizativas necesarias que nos permitirán organizar todos los elementos procedentes del paso aclarar y que ahora te resumo:

• Lista «Proyectos» (color azul)
• Lista «A la Espera» (color naranja)
• Lista/s de «Siguientes Acciones» (color morado)
• Lista/s para elementos incubados (color verde)

Verás que en la imagen, algunas de ellas se han «dividido»; te lo cuento con detalle en un momento.

ATENCIÓN → Antes que nada, y por muy básico que pueda parecer, ten en cuenta que lo que Todoist llama «Proyecto», para nosotros será una categoría organizativa. Así que cuando quieras crear una categoría organizativa tienes que hacerlo con el símbolo «+» situado al principio o al final de tu bloque de listas, en ambos casos se abre el menú que te muestro en la imagen. Este es un típico ejemplo de cómo una herramienta te puede complicar el proceso de aprendizaje de GTD y «te la puede liar parda», recuerda un «Proyecto de Todoist» es una lista en GTD 😉

De esta manera vamos creando con esta opción las diferentes categorías organizativas (o listas, si te suena mejor) necesarias en GTD.

Ahora, una vez situados el marco general, continuemos. En este paso la clave no está en el «cómo» organizo, sino en el «dónde» organizo.

Esto es porque en Todoist el «cómo» es muy sencillo. Normalmente lo hago de dos maneras, que uso indistintamente.

1. «Arrastrando» el elemento a la categoría organizativa que corresponda. 

2. Organizando con la opción que se abre al hacer clic sobre la tarea y seleccionando la categoría organizativa del desplegable (normalmente utilizo el buscador y es un proceso muy rápido). También puedes hacerlo vía el botón en forma de lápiz, o con el menú (tres puntos) seleccionando «Mover al proyecto».

Ahora nos vamos al «dónde», qué es lo que realmente importa a la hora de llevar a cabo el paso de organizar con éxito.

Y llegamos a las dos primeras categorías organizativas que has podido ver:

• Lista «Proyectos»: donde organizaremos los recordatorios de los resultados que queremos conseguir. Como por ejemplo el que trabajamos anteriormente.

• «A la Espera»: donde organizaremos los recordatorios de las acciones delegadas a otras personas. La forma en la que organizaremos estos recordatorios es: ¿De quién espero? – ¿Qué espero? – ¿Desde cuándo espero? – Fechas en las que hemos reclamado. Te pongo un ejemplo en la siguiente imagen (fíjate que para las fechas uso el formato de dd_mm, la hago para que Todoist no detecte la fecha, a pesar que tengo desconectado el reconocimiento automático de estas…nunca se sabe).

Si usas Todoist te habrás fijado que en estas dos categorías, antes del nombre, aparece el símbolo «>» que significa que esta categoría la tengo subdividida. Cierto, en realidad dentro de cada una hay dos sublistas, ya que lo tengo separado entre personal y profesional. A algunas personas, entre ellas yo, les viene bien esta división.

Ahora, vamos a ver donde se organiza en mi sistema GTD en Todoist otro elemento: las siguientes acciones. 

Normalmente, nuestras siguientes acciones las organizamos en una lista para cada contexto. Para no extenderme, ya que este tema acostumbra a generar cierta controversia, te recomiendo profundizar un poco más en el concepto contexto con este post de José Miguel Bolívar. 

Personalmente, y en mi experiencia, te recomiendo también que te lo hagas fácil. Veo a muchas personas que se quedan atascadas buscando una «variedad complicada y teórica» de contextos. Mi recomendación es que empieces por los básicos/estándares y a partir de aquí ve observando y viendo que te es útil. De hecho, es lo que me ha pasado a mi, que he ido de más a menos, de un universo de contextos ciertamente sobrecomplicado he vuelto a los basics. 

Así que mis siguientes acciones están organizadas en estas listas de contextos: 

• Agendas: donde organizar los recordatorios de las siguientes acciones que tienes que hacer cuando hables o te reúnas con una persona o un grupo de personas (si siempre son las mismas). En Todoist lo tengo como te muestro en la siguiente imagen, de esta manera me es más cómodo, visualmente hablando, ya que tengo trece listas «Agenda» (en la imagen hay sólo una parte) y puedo tenerlas «replegadas» cuando no las voy a necesitar ver.

• Ordenador: el contexto que en mi experiencia genera más dudas. Esto es debido a que buena parte de nuestra actividad pasa por esta herramienta. Por lo que es normal que esta lista incluya un buen número de siguientes acciones. Te vuelvo a referenciar al post de José Miguel, donde explica perfectamente cómo gestionarlo. Yo siguiendo el mismo camino, y con un criterio muy personal relacionado con mi actividad frente al ordenador he subdividido este contexto en:

• • Gmail (Ordenador): normalmente incluye siguientes acciones relacionadas con preparar correos electrónicos. Qué, por cierto, es donde organizaría la siguiente acción que aclaramos en el ejemplo.
  • Chrome (Ordenador): todo lo que esté relacionado con «navegar» por la web, por ejemplo gestión de RRSS, banca online, gestión del blog, etc…
  • Office 365 (Ordenador): «words, excels, powerpoints»… lo típico vamos. Podría tener una lista por aplicación, cierto, pero así también me va bien. Lo que hago es que cuando me pongo con una de ellas, intento centrarme en lo que tenga de esta en concreto.
  • Gdrive (Ordenador): lo mismo del punto anterior, pero en entorno Google.
  • Other apps (Ordenador): siguientes acciones específicas en otro software, como por ejemplo temas edición de imágenes, Dropbox, etc…
  • Offline (Ordenador): «nació» debido a mis viajes en tren, tristemente la cobertura es bastante deficiente en las rutas que yo hago, por lo tanto aquí tengo siguientes acciones que puedo hacer con el ordenador en las condiciones específicas del tren (sin cobertura, poco espacio, ruido, etc), normalmente están relacionadas con la lectura o revisión de documentos, visionado de algún video, etc…

En el contexto ordenador es donde utilizo la vista de paneles de la que dispone Todoist, así puedo tener una visión global o centrada en una herramienta en concreto. Así pues, esta lista la tengo por secciones (una sección/una herramienta). Para aprender a dividir una lista en secciones te recomiendo el apartado de ayuda de Todoist. 

El hecho de subdividirlo de esta manera, a modo de sublistas dentro de la lista «Ordenador» me facilita el paso de ejecutar. Lo explicaré con un poco más de detenimiento cuando me centre en el quinto paso, pero de momento te anticipo que cuando estoy en este contexto, lo reviso entero, elijo en cual de las listas trabajar y luego me centro en llevar a cabo varias siguientes acciones de esta. 

Seguimos con el resto de contextos:

• Oficina: siguientes acciones que tengo que hacer cuando estoy físicamente en el despacho. Cómo por ejemplo escanear un documento.
• Llamadas: como su propio nombre indica, llamadas que tengo que hacer. Lo tengo subdividido en Personal y Profesional.
• «Offline – Thinking»: este es más un «pseudo-contexto» que un contexto en sí, si tomamos como referencia los factores limitantes. Aquí tengo siguientes acciones que necesitan de una pizarra (o una hoja de papel A3) y aislamiento. El ejemplo típico es llevar a cabo algún Brainstorming.
• Casa: siguientes acciones que tengo que hacer en casa. Como por ejemplo, una de las que tengo ahora mismo: «Desmontar el ordenador viejo para llevarlo a la empresa de reciclaje».
• Cualquier sitio: algo que pueda hacer en cualquier sitio. Por ejemplo si estoy en la sala de espera del médico y lleva mucho retraso, puedo repasar mentalmente una charla que tengo que impartir.
• Recados: como su nombre indica son acciones que tengo que hacer cuando esté en la calle, muchas veces tiene que ver con comprar, llevar o recoger algo.

Bien, ya hemos visto las categorías organizativas «Proyectos», «A la Espera» y los contextos dónde organizar nuestras siguientes acciones . Así pues aún nos falta otra categoría organizativa clave: la incubadora. En mi caso conformada por:

• «Esta Semana No»: esta categoría no pertenece a GTD pero es de gran utilidad. En este post José Miguel Bolívar (que es quien ha dado vida a esta categoría) cuenta en qué consiste y su razón de ser. Básicamente y citando una frase de este post «contiene elementos que quieres o te gustaría hacer en algún momento – no necesariamente ahora –  y cosas que tienes que hacer, pero que podrías hacer un poco más adelante sin mayores consecuencias». Esta categoría la revisamos en todas nuestras Revisiones Semanales para valorar la situación en cada momento y decidir si ha llegado el momento de hacer algo o, sencillamente, eliminarlo. En esta categoría aplico también la subdivisión Personal/Profesional.
• «Algún día/Tal vez»: tengo que decirte que soy una de esas personas que incuba poco y elimina mucho. Aún así la categoría tiene bastantes elementos. Es esta tengo varias subdivisiones. «Ideas para post», «ideas de futuro para el «negocio»», «libros que me gustaría leer», «regalos que me gustaría que me hiciesen», «posibles regalos para mi familia», «restaurantes que me han recomendado», etc. Antes de tener masa crítica de elementos incubados para crear subdivisiones en esta categoría, utilizaba una lista única, pero al redactar el elemento incubado, tenia un código de palabras. Por ejemplo: «Post:», «Libro:» o «Regalo:», de esta manera ordenando por orden alfabético también tenía todos los elementos accesibles. Lo digo por si te sirve esta opción si estás empezando y aún no tienes claras que subdivisiones pueden tener sentido para ti. Esta manera de proceder también te puede ser útil en las «Agendas» que hemos visto antes, donde la palabra es el nombre de la persona «Juan:» o «Rosa:», así si tienes pocos asuntos a tratar con pocas personas te ahorras tener listas vacías. Decirte también que tengo otras «incubadoras» en otros sitios, no todo está en Todoist.

Y para terminar. Muchas personas en los cursos me preguntan donde tengo los «Horizontes de Enfoque», pues también los tengo en mi sistema GTD en Todoist. Aunque es cierto que para la revisión en profundidad de estos niveles uso también un mapa mental.

Bien, pues nada más por hoy. Calculo que quedan un par de post, por si se te está haciendo larga la serie ;). Los dedicados a los pasos de reflexionar y ejecutar, y otro en que me centraré en cómo uso en mi sistema GTD en Todoist los checklists y las plantillas de proyecto.