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Optima infinito

El error de organizar siguientes acciones en la lista «Proyectos»

| tiempo de lectura 3:37'

En mi último post, Antonio escribió un comentario donde me pedía profundizar en uno de los  errores clásicos en la utilización de la lista «Proyectos» de GTD®. El que consiste en organizar siguientes acciones en la lista «Proyectos».

La verdad es que en el post lo clasifiqué como error básico, suponiendo que ya estaba asumido por la mayoría de personas que leen el blog, así que el comentario me hizo reflexionar.

Efectivamente. Sin ir más lejos, a mi me pasó. Ya me consideraba un usuario avanzado de GTD® y aún estaba utilizando mal esta lista. Imagínate hasta que punto, que lo descubrí cuando hice el curso de Nivel 1 de la Formación GTD® oficial. En lo que era la antesala de mi proceso de certificación como trainer de la metodología. Recuerdo, como si fuera ahora, mi bochorno y contrariedad al finalizar el curso. 

Así pues vamos a profundizar un poco en qué consiste este error tan clásico. También te recomiendo leer este post. 

Te propongo que cierres los ojos y visualices un proyecto. Como decimos en catalán, «m’hi jugo un pèsol» —me apuesto un guisante— que lo que te ha venido a la mente son cosas similares a estas:

1. Un título con un montón de tareas anidadas y priorizadas.

2. Un diagrama con tareas planificadas a lo largo de un periodo de tiempo.

Esto pasa porque es la «visión» clásica de lo que es para muchas personas un proyecto. Es lo que nos han enseñado y lo que hemos usado la mayoría durante toda la vida. Y lo que aún todas las aplicaciones de gestión de tareas tienen/proponen como estructura. 

Así que nos aferramos a este esquema, y pensamos que —sí o sí— un proyecto tiene que encajar en este patrón.

En GTD® olvídate de esto. «Proyecto GTD®» ≠ «Proyecto clásico». No intentes relacionarlos.

Un proyecto en GTD® es un resultado que queremos conseguir en un plazo de semanas/meses y que requiere varios pasos para alcanzarlo. Y en nuestro sistema tenemos una lista de «Proyectos», donde organizamos los recordatorios de estos.

Estos proyectos los conseguiremos a base de siguientes acciones. Y los recordatorios de las siguientes acciones se organizan en las listas de «Siguientes Acciones» —las listas de contextos— o en la lista «A la Espera», si la siguiente acción la va a llevar a cabo otra persona.

Están en listas distintas, porque un significado una lista

Y ahí está el «click» mental, al que nos resistimos. Tienes que romper la visión clásica de lo que te han enseñado que es un proyecto.

Pero tu mente te va repitiendo: es imprescindible que planifiques todas las acciones que tendrás que hacer y las tienes que organizar bien juntitas con el proyecto. Si no lo haces así se te van a escapar cosas y fracasarás. Estará mal planificado y priorizado, sin banderitas. Lo estás haciendo mal. 

Esta poderosa creencia hace que tengas la tendencia natural a:

  • Definir todo lo que vas a tener que hacer para lograr el proyecto, porque tienes que rellenar el esquema que tienes interiorizado.
  • Tener un miedo atroz a «separar» el proyecto de las siguientes acciones porque te parece contra natura. 

En GTD® definimos las siguientes acciones en la medida que —de manera dinámica— reflexionamos sobre nuestros proyectos. Escribiéndolo de manera muy sencilla, nos vamos preguntando a medida que avanzamos y conocemos la realidad del momento ¿ahora que quiero/necesito/tengo/puedo hacer para que siga avanzando hacia este resultado? 

Te garantizo que funciona. De hecho, funciona más que dedicar un día entero a montar lo que te he mostrado en las imágenes. Donde un sutil e imprevisto cambio tira todo por el suelo. Por esto mismo hacerlo es sobreplanificar.

Y, sí, también sé que hay proyectos de mucho calado en los que tienes que «pensar de manera anticipada» en cosas. Porque hay plazos administrativos, presupuestos que presentar, recursos que preparar, etc. Esto es prever, y efectivamente lo vas a hacer y lo vas a aterrizar en una pizarra, en un excel o en un programa de PMI, en la forma que quieras. Según sean tus preferencias. 

Todo este material va a ser material de apoyo para tu proyecto. El material de apoyo no está en tu sistema GTD®. Al material de apoyo vas en los momentos en los que —como te decía antes— reflexionas, buscas información u otros elementos para ayudarte a decidir «qué toca ahora».

El material de apoyo puede tener la forma que quieras y el contenido que necesites. Puede ir desde un simple boceto garabateado en una hoja de papel a un GANTT entero. 

Y también puede contener las «dichosas y teóricas» acciones que prevés que vendrán. Que en algún momento han pasado por tu cabeza y las has capturado, o que han surgido en un brainstorming inicial.

Lo fundamental que te tienes que grabar a fuego: este material de apoyo estará fuera de tu sistema GTD®.

En tu sistema GTD® tendrás el recordatorio del resultado en la lista «Proyectos» y los recordatorios de las siguientes acciones —lo que puedas hacer ya para avanzar hacia el resultado— en su categoría organizativa correspondiente. 

Sí, en listas separadas 😉

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Comentarios

A. Simón (Quijote Libre) avatar
A. Simón (Quijote Libre)


"El material de apoyo no está en tu sistema GTD" :0
Lo primero: ¡gracias!
Pensaba que tenía claro el tema y mi sistema intento hacerlo, aunque por las características de mi herramienta me resulta cómodo hacerlo, sobre todo en proyectos muy grades.
Así que tendré que reflexionar sobre ello,
Un abrazo.

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


De nada Antonio, gracias a ti por la inspiración :)
Sobretodo, claridad de ideas a la hora de manejar cada elemento.
Abrazo,
Jordi

Pablo Baeza avatar
Pablo Baeza


Me ha encantado la entrada. Muy clarificadora y útil. Me ha despejado alguna duda que aun tenía con el tema. Gracias Jordi!

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


¡Gracias a ti Pablo por pasarte por el blog!
Abrazo,
Jordi

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Gerva Fernández


Hola Jordi. Lo primero, muchas gracias por el artículo. Es cierto que la idea de UNA LISTA = UN SIGNIFICADO que propone GTD hace que una lista de resultados tenga mucho sentido y nos aporte una visión de aquello en lo que estamos inmersos y nos permita, constantemente, estar atentos a las alteraciones/incidencias en el camino que recorremos para alcanzar esos resultados. La duda que se me plantea es cuando dices que 'este material de apoyo estará fuera de tu sistema GTD®.' ¿Te refieres a físicamente?¿O a que, aunque esté en una misma aplicación/herramienta debe haber una clara diferenciación entre este materia de apoyo y la lista de Proyectos?
Muchas gracias otra vez más.

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


Hola Gerva, muchas gracias por el comentario.

Respecto a tu pregunta. Lo que propongo evitar es que la lista de proyectos sea una amalgama de diferentes elementos que terminen confundiendo y haciéndola difícilmente gestionable. Es necesario tener claridad de ideas sobre lo que es la lista de recordatorios y lo que es el material de apoyo. Sin esta claridad y con el material de apoyo en el sistema, hay personas que terminan «ejecutando» desde el material de apoyo...

Si, como digo, tienes esta claridad, difícilmente cometerás este error. En este caso, en mi experiencia, el dónde y cómo tienes el material de apoyo ya dependerá de características concretas de tu ecosistema. Por ejemplo, si utilizas un sistema en papel seguramente no puedas tener el material de apoyo en la libreta, y si utilizas Trello para tu sistema GTD, técnicamente si es viable tener material de apoyo en un tablero.

Abrazo,
Jordi

Gerva Fernández avatar
Gerva Fernández


Muchas gracias Jordi. Muy aclarador. Un abrazo.

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