Sí, yo también tengo proyectos encallados

Voy a hacerte una confesión. Yo también tengo proyectos encallados.

Uno de los elementos de GTD® que siempre me ha parecido muy ingenioso es la manera en que propone gestionar los resultados que quiero conseguir en semanas/meses. Los «Proyectos».

Su base es tremendamente sencilla. Definir el proyecto, redactar un recordatorio y organizarlo en una lista específica para estos. En base a sucesivas revisiones de esta lista —y de acuerdo con lo que vaya aconteciendo en mi realidad— iré definiendo las siguientes acciones que, paso a paso, me permitirán conseguir el resultado.

A pesar de esta sencillez conceptual, es una fuente constante de dudas y errores en muchas personas cuando empiezan a utilizar la metodología. 

Hay una serie de errores básicos que, en mi experiencia, vas dejando atrás a medida que vas dominando el flujo de trabajo de GTD®. Estos son, por ejemplo, redactar proyectos sin verbo, organizar siguientes acciones en la lista de «Proyectos» o, sencillamente, no revisar esta lista.

Y es recorriendo este camino de aprendizaje, donde te das cuenta de otros errores que no son —a priori— tan evidentes. La mayoría de ellos, en mi opinión, causados por no pensar suficientemente. Como definir sólo superficialmente el proyecto y obviar algunos aspectos con mayor carga estratégica. 

Confieso que a veces a mí me pasa. Tengo algunos proyectos encallados porque no he pensado suficientemente en ellos. Y están abocados a la procrastinación. 

En algunos casos, esto pasa sencillamente por querer correr demasiado. Los proyectos no se hacen, pero a veces se sigue pensando dentro del marco mental de «hacer» un proyecto. Por ejemplo: Pintar una habitación. Normalmente es un proyecto, pero fácilmente te vas a la sobresimplificación del ya verte pintando. Sin pensar demasiado en lo que hay antes de este momento. Esto conlleva una deficiente definición del proyecto y de la/s siguiente/s acción/es. ¿Puedo aprovechar para pintar otras habitaciones? ¿Antes tengo que llamar a un albañil? ¿Cuál va a ser el color elegido?. Lo que te decía, correr demasiado y pensar poco. Pim-pam-pum, siguiente acción: irme a la ferretería a comprar la pintura. ¿Seguro?

También puede pasar que te asuste el resultado. Imagínate que tienes que reorganizar el departamento, divorciarte o sencillamente configurar un ordenador nuevo y traspasar todo el contenido del viejo a este. Un poco de miedo dan ¿verdad? Así que mejor no entretenerse mucho en ello, como me provoca incomodidad… paso de puntillas. Cuando tendría que ser justo lo contrario ¿qué tiene que pasar para que no me asuste?

O incluso, no haber valorado suficientemente la situación desde todos los puntos de vista. Siguiendo el ejemplo anterior de pintar la habitación ¿oye, la tienes que pintar tú? Ya estamos con la conocida mezcla de optimismo, sobrecompromiso y pensar poco. ¿De verdad que es «tu» proyecto? 

Ni preguntarse cosas tan básicas como ¿es ahora el momento? ¿tengo todos los recursos a mi alcance?

En el fondo, el tema relevante es que en todos los casos hay una carencia de planificación —¡el planificar de Planificación Natural de Proyectos en GTD®! 😉 —.

Hace poco José Miguel Bolívar lo describió en este post. Es un error grave no pensar en el propósito del proyecto. Ni definir claramente qué resultado va a permitir que se cumpla este propósito. O ignorar por completo la visión del proyecto. 

Quizá el proyecto parezca técnicamente bien definido, pero en realidad no. Si tienes proyectos encallados, el thinking que has hecho seguramente no está bien hecho.

Como te decía, llevar a cabo la Planificación Natural de Proyectos es un recurso que tenemos a mano y que nos permite pensar de una manera estructurada en todo lo necesario. Para que no nos queden «ángulos muertos» que terminen encallando el proyecto.

Esto tiene su miga. Se tiene que trabajar bien y practicar a fondo. 

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