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Optima infinito

La necesidad de un buen «Barrido digital»

| tiempo de lectura 3:17'
Barrido digital en GTD

El post de hoy te aseguro que te va a resultar terriblemente práctico y útil. Voy a hablarte del «Barrido digital».

Si conoces GTD®, estoy seguro de que que ya habrás hecho algunos «Barridos mentales» y también algún que otro «Barrido físico». Estas prácticas serán habituales en ti, ya sea como antesala a la Revisión Semanal o como primer paso para volver a subirte a la tabla. 

Si no conoces GTD®, hacer un «Barrido» significa dedicar un espacio de tiempo a recopilar —masivamente— cosas sobre las que aún tenemos que pensar y tomar decisiones al respecto.

Cuando hacemos un «Barrido mental» estamos hablando de capturar esos pensamientos  que rondan por nuestra cabeza y que llaman nuestra atención. Y en el caso de un «Barrido físico» lo hacemos con objetos que tenemos en nuestro entorno. Estos que cuando recurrentemente los vemos, típicamente nos viene el pensamiento —acompañado de sentimiento de culpabilidad— de: tengo que hacer algo con esto.

Algunos ejemplos de estos elementos que surgen —y capturamos— al llevar a cabo este proceso. «Barrido mental»: una idea para un nuevo producto, esa llamada que tienes que hacer a un pariente lejano o las ganas que tienes de viajar a Vietnam. «Barrido físico»: la vieja videoconsola —que ya no funciona— y que tienes al lado del televisor, un recibo del parking que está en el salpicadero del coche o la foto de tu boda a la que se le rompió el marco un día haciendo limpieza.

Una vez tenemos todos estos elementos recopilados, los aclaramos. Pensamos y tomamos decisiones acerca de ellos y así dejan de «atormentarnos».

No estoy tan seguro de que tengas identificados los «Barridos digitales» como tales. Y esta es mi propuesta para hoy.

El «Barrido digital», como habrás podido deducir, trata de hacer una recopilación de este tipo de elementos digitales «incompletos» que tenemos desperdigados entre todos nuestros equipos digitales.

El ejemplo más claro es el escritorio de tu ordenador. Probablemente tengas un montón de archivos en él. Todos con significados diferentes para ti, y recordándote constantemente que tienes cosas que hacer con ellos (ni que sea —sencillamente— eliminarlos).

Un «Barrido digital» consiste en pasar por todos tus dispositivos digitales y recopilar lo que esté fuera de su sitio. Capturarlo poniéndolo todo en una misma carpeta o haciendo una lista, para luego aclararlo y decidir qué hacer con cada elemento.

Desde mi punto de vista, este tipo de «Barrido» va adquiriendo cada día mayor relevancia. Cada vez circulan por nuestras manos más elementos digitales

Considero que tengo el hábito de la captura suficientemente desarrollado para que «se me escapen» pocas cosas… pero la experiencia me ha demostrado que el entorno digital me está costando «domarlo»

Es tal el trasiego diario entre distintos dispositivos, archivos, apps e interacciones virtuales, que muchas veces se me escapa del radar alguna cosa. Creo que el hecho de que siga una política estricta de cero notificaciones en mis equipos también tiene algo que ver con esto 😉

Es por eso que, en mi caso, este «Barrido digital» ha llegado a ser un imprescindible y lo hago con regularidad. 

El propósito de los «Barridos» no es ponerse a ordenar. No trata de quitarse cosas de delante de la vista. Se trata de reunir primero y pensar y decidir después sobre cada elemento. Meterlo en una carpeta —el equivalente a meterlo en un cajón si fuera un objeto físico— sólo tiene efecto placebo. No lo veremos pero seguirá generándonos ruido. 

Aún así, yo que no soy una persona excesivamente ordenada, con este «Barrido digital» mato dos pajaros de un tiro. Porque efectivamente también me ayuda a tener mi entorno digital ordenado y —evidentemente— organizado. 

Hago limpieza digital. Porque disponer de un entorno digital limpio es fundamental para trabajar de manera efectiva.

¿Cómo lo hago? Muy sencillo. Me he creado un checklist con el que regularmente hago un «Barrido digital» —intento llegar a  Revisión Semanal con este barrido hecho y aclarado—.

Me ha sido necesario crear un checklist por la infinidad de «recovecos» en los que se pueden «quedar escondidos» este tipo de elementos digitales. 

Algunos ejemplos del contenido de este checklist, para que te hagas una idea. Escritorio del ordenador, carpeta de descargas, galería de fotos, bandeja de enviados de Gmail, notificaciones de la app del banco, notificaciones de Creative Cloud Desktop

La captura es un proceso dinámico que se lleva a cabo en el momento que algo llama tu atención. Pero con la infinidad de movimiento que tengo en mis dispositivos, hacer un «Barrido digital» me aporta un extra en 1) mantener la sensación de control ya que garantizo que no se me escapa nada 2) mantener mi entorno digital limpio, ordenado y organizado. 

Photo by Eric Prouzet on Unsplash

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