Mi experiencia con Todoist, Notion y GTD

Te voy a contar un secreto. He estado «tonteando» con otra herramienta. Ya sabes que tengo mi sistema GTD en Todoist desde hace muchos años. Pues me dejé encandilar por Notion, que ahora está tan de moda.

Yo, que me reconozco una persona poco techie y por lo tanto poco dada a los cambios en lo que a tecnología se refiere —no sabes lo que odio las nuevas versiones— sucumbí.

Lo estuve evaluando y me dejé llevar por un par de hechos. La estructura de base de datos que tiene Notion me permitía montar mi sistema GTD de tal manera que me facilitaba mucho las revisiones. Por otro lado, ya hace tiempo que lo he empezado a utilizar como herramienta para mi material de referencia, así que ya lo conocía.

Lo primero que hice, fue buscar referencias de uso de Notion para GTD, y —como pasa siempre— encontré muchas plantillas y recomendaciones que decían serlo, pero ninguna era GTD. Al contrario, estaban muy alejadas de la metodología y, de hecho, favorecían muchas malas prácticas. Todo un clásico, vamos.

Así que partí de cero y monté el sistema según mi criterio. Dediqué varias horas a configurarlo, experimentando diferentes opciones y llegué a una que, efectivamente, cumplía con todo lo necesario para soportar sin ningún tipo de rozamiento mi práctica de GTD.  Esta, incluso me aportaba ventajas respecto a mi montaje hasta ese momento en Todoist.

Mi intención en este post no es explicarte la configuración. Queda incubado montar un Módulo «GTD® Tool Setup Lab» para esta herramienta. Sólo decirte que si conoces Notion, y quieres una pista, esta configuración ideal fue montando una tabla de base de datos, no con páginas en forma de lista de tareas, que parece la más evidente.

Lo que me gustaría contarte son mis sensaciones durante este proceso, ya que detrás de ellas hay aprendizajes muy potentes.

Todas las personas que se acercan a Notion dicen lo mismo. Cuesta un poco hacerse a ella. En mi caso, esto ya lo tenía bastante superado, porque como te he dicho, ya hacía un tiempo que lo estaba usando. Aún así, pasar de Todoist donde me movía sin pensar —de manera automática— a un entorno nuevo, ha sido un suplicio.

Ahí llega mi primer aprendizaje. Si he invertido energía en hacer que para mí manejar Todoist sea un hábito, ¿que me aporta Notion que justifique volver a invertirla? Nada.

Segundo aprendizaje. Sin mi sistema, soy un «pollo sin cabeza». He pasado unas semanas como hace tiempo que no pasaba.

Me habrás oído alguna vez decir que no me acuerdo de cómo era mi vida antes de GTD. Pues lo he revivido. Sudores fríos al recordarlo. Falta total de sensación de control. 

Con el experimento, he perdido totalmente la confianza en mi sistema. Durante la transición, ha habido momentos en los que no estaba ni completo, ni estaba actualizado.

Y he tomado conciencia de todo lo que me aporta la metodología. ¿Sabes aquello de que no valoras una cosa hasta que la pierdes? Pues eso.

Así que, sistema 1 rules. He vuelto a Todoist, incluso con sus carencias y las manías de sus desarrolladores de ir en la dirección contraria de las buenas prácticas productivas.

Ojo, Notion es una muy buena herramienta, y —como todas— soporta muy bien un sistema GTD. De hecho, como resultado de este proceso, Notion se ha integrado mucho más en mi ecosistema.

Y es que dos cosas que se han quedado en Notion. Mis checklists y mi material de apoyo. En ambos casos me parece mucho mejor plataforma Notion que Todoist. Así que, por ejemplo, en un proyecto que tengo organizado en Todoist, incluyo el enlace a la página de Notion donde tengo material de apoyo de este. Lo mejor de los dos mundos 🙂

Para terminar. Con esta experiencia quiero ejemplificar uno de los errores clásicos en la implantación de GTD. La búsqueda incesante de una herramienta.

Sea la herramienta que sea, practica, practica y practica, hasta que se convierta en un hábito el manejarla. Y también trabájala para que confíes en ella. Por ejemplo, hay personas que con tanto cambio, nunca llegan a tenerla completa.

Es recorriendo este camino en el que efectivamente avanzarás en la implementación de GTD. Y lograrás la sensación de control. Si vas picoteando entre herramientas, es como volver siempre «a la casilla de salida».

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