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Optima infinito

Mi experiencia con Todoist, Notion y GTD®

| tiempo de lectura 3:07'
Notion y GTD®

Te voy a contar un secreto. He estado «tonteando» con otra herramienta. Ya sabes que tengo mi sistema GTD® en Todoist desde hace muchos años. Pues me dejé encandilar por Notion, que ahora está tan de moda.

Yo, que me reconozco una persona poco techie y por lo tanto poco dada a los cambios en lo que a tecnología se refiere —no sabes lo que odio las nuevas versiones— sucumbí.

Lo estuve evaluando y me dejé llevar por un par de hechos. La estructura de base de datos que tiene Notion me permitía montar mi sistema GTD® de tal manera que me facilitaba mucho las revisiones. Por otro lado, ya hace tiempo que lo he empezado a utilizar como herramienta para mi material de referencia, así que ya lo conocía.

Lo primero que hice, fue buscar referencias de uso de Notion para GTD®, y —como pasa siempre— encontré muchas plantillas y recomendaciones que decían serlo, pero ninguna era GTD®. Al contrario, estaban muy alejadas de la metodología y, de hecho, favorecían muchas malas prácticas. Todo un clásico, vamos.

Así que partí de cero y monté el sistema según mi criterio. Dediqué varias horas a configurarlo, experimentando diferentes opciones y llegué a una que, efectivamente, cumplía con todo lo necesario para soportar sin ningún tipo de rozamiento mi práctica de GTD®.  Esta, incluso me aportaba ventajas respecto a mi montaje hasta ese momento en Todoist.

Mi intención en este post no es explicarte la configuración. Queda incubado montar un Módulo «GTD® Tool Setup Lab» para esta herramienta. Sólo decirte que si conoces Notion, y quieres una pista, esta configuración ideal fue montando una tabla de base de datos, no con páginas en forma de lista de tareas, que parece la más evidente.

Lo que me gustaría contarte son mis sensaciones durante este proceso, ya que detrás de ellas hay aprendizajes muy potentes.

Todas las personas que se acercan a Notion dicen lo mismo. Cuesta un poco hacerse a ella. En mi caso, esto ya lo tenía bastante superado, porque como te he dicho, ya hacía un tiempo que lo estaba usando. Aún así, pasar de Todoist donde me movía sin pensar —de manera automática— a un entorno nuevo, ha sido un suplicio.

Ahí llega mi primer aprendizaje. Si he invertido energía en hacer que para mí manejar Todoist sea un hábito, ¿que me aporta Notion que justifique volver a invertirla? Nada.

Segundo aprendizaje. Sin mi sistema, soy un «pollo sin cabeza». He pasado unas semanas como hace tiempo que no pasaba.

Me habrás oído alguna vez decir que no me acuerdo de cómo era mi vida antes de GTD®. Pues lo he revivido. Sudores fríos al recordarlo. Falta total de sensación de control. 

Con el experimento, he perdido totalmente la confianza en mi sistema. Durante la transición, ha habido momentos en los que no estaba ni completo, ni estaba actualizado.

Y he tomado conciencia de todo lo que me aporta la metodología. ¿Sabes aquello de que no valoras una cosa hasta que la pierdes? Pues eso.

Así que, sistema 1 rules. He vuelto a Todoist, incluso con sus carencias y las manías de sus desarrolladores de ir en la dirección contraria de las buenas prácticas productivas.

Ojo, Notion es una muy buena herramienta, y —como todas— soporta muy bien un sistema GTD®. De hecho, como resultado de este proceso, Notion se ha integrado mucho más en mi ecosistema.

Y es que dos cosas que se han quedado en Notion. Mis checklists y mi material de apoyo. En ambos casos me parece mucho mejor plataforma Notion que Todoist. Así que, por ejemplo, en un proyecto que tengo organizado en Todoist, incluyo el enlace a la página de Notion donde tengo material de apoyo de este. Lo mejor de los dos mundos 🙂

Para terminar. Con esta experiencia quiero ejemplificar uno de los errores clásicos en la implantación de GTD®. La búsqueda incesante de una herramienta.

Sea la herramienta que sea, practica, practica y practica, hasta que se convierta en un hábito el manejarla. Y también trabájala para que confíes en ella. Por ejemplo, hay personas que con tanto cambio, nunca llegan a tenerla completa.

Es recorriendo este camino en el que efectivamente avanzarás en la implementación de GTD®. Y lograrás la sensación de control. Si vas picoteando entre herramientas, es como volver siempre «a la casilla de salida».

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Comentarios

RaulDM avatar
RaulDM


A esto le llamo yo poner los dientes largos :) Notion es de esas apps que siendo un techie deseas fervientemente integrar en el sistema. Pero su curva de aprendizaje me echa atrás, estare desdando saber tu setup de material de referencia y checklists!!!

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


¡Hola Raúl!
Notion pone los dientes largos, pero en mi experiencia, se tiene que digerir lentamente...
Es muy versatil, yo la configuración que estoy utilizando es:
→Checkists: todos en una página, y luego cada uno en formato lista de tareas
→Material de apoyo: una página y luego dentro de esta, otras paginas (una por proyecto)
Cada pagina tiene su enlace, que es lo que pongo en TODOIST cuando lo necesito.
¡Seguimos!
Jordi

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Carlos Fernández


Hace un tiempo yo también intenté montar "algo" para usar cómo mi sistema GTD pero aunque logré algo que pudiera valer hay algunos detalles que, de momento, no me convencen para cambiar mi aplicación.
Uno de ellos es la fluidez, a veces me da la sensación de que no carga todo lo rápido que debiera. Sobre todo en el móvil.
Y otro es la imposibilidad (creo yo) de enviar algo por email o similar a una "bandeja de entrada". ¿Cómo solucionas esto tu?

Para no sentir el vacío que comentas tu mientras pruebo otra herramienta yo lo que hago es "duplicar" el sistema en elementos nuevos. Es decir, lo que ya tengo se queda como está, pero las nuevas capturas las voy haciendo en los dos sistemas al mismo tiempo.
Así siempre tengo un sistema fiable funcionando y si me veo apurado de trabajo puedo dejar temporalmente de probar la nueva herramienta y siempre tendré el apoyo fiable de la de siempre.

Un saludo.

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


Hola Carlos,

Lo que comentas, también lo detecté, la lentitud y tampoco llegué a investigar la vinculación con el correo. Yo aclaro en la bandeja de entrada del correo y a Notion ya entran los elementos aclarados.

Lo de duplicar sistemas, ¡uf! lo veo como un sobresfuerzo, es trabajar dos veces...

¡Muchas gracias por tu aportación!

Abrazo,
Jordi

Carlos Fernández avatar
Carlos Fernández


Hola Jordi.
Si, ya sé que aclaras en la bandeja de entrada del correo pero, después, ¿cómo envías los elementos aclarados a Notion?
Me refería a la captura "en general" a Notion más que específicamente a enviar un email "que ya tengas en el email". Por ejemplo, creo que no hay forma de captura algo usando Braintoss a Notion.

Un saludo.

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


¡Hola!

En realidad no envío, escribo el recordatorio del elemento aclarado directamente en Notion. Lo que hice en alguna ocasión es capturar el email de Gmail con el 'webclipper' de Notion instalado en el navegador (te guarda el enlace con el correo) y así lo tenia enlazado como material de apoyo.

La captura en general la hacía en una página que llamé Inbox, via 'webclipper' si lo tenía en la web o totalmente manual. Honestamente no terminé de investigar si se podían enviar elementos con Braintoss o de otra manera. Precisamente, este punto fue uno de los que le encontré más desventaja respecto a Todoist.

Saludos,
Jordi

José avatar
José


Jordi, ya que usas Notion como archivo de material de referencia y de listas, qué diferencia le ves con Evernote y Onenote? Me refiero a su uso como archivos. Gracias

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


¡Hola!
Honestamente, para lo que se necesita, en mi opinión no hay diferencia apreciable, las tres herramientas cumplen perfectamente con el propósito. Tema de gustos personales...
Abrazo,
Jordi

Sergio avatar
Sergio


Felicidades Jordi por tu trabajo y el de Optima en general.

Estoy montando mi sistema y desde ya te animo a que tú SetUp con Notion no esté mucho incubado y pase pronto a ser una de tus siguientes acciones. 😉

Gracias de antemano!

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


¡Muchas gracias Sergio!

A ver si hay un verano tranquilo y puede salir de la incubadora ;)

Abrazo.
Jordi

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