Querido calendario, lo siento, pero tengo que dejarte

Querido calendario,

Desde que mi profesor de primaria nos presentó, me has acompañado a lo largo de toda mi vida. Lo que voy a decirte va a ser duro, de hecho, voy a dar el paso aunque no termino de estar convencido. Pero necesito dejarte.

Siempre te he sido fiel y has llegado a ser la única lista en la que he confiado. ¡Cuántas citas hemos disfrutado juntos! Siempre has estado allí para que pudiese apuntar cualquier cosa, convencido de que siempre la encontraría.

Pensaba que eras fiable, pero he descubierto que me estabas engañando. Yo confiaba en ti, pensaba que me ayudabas, pero me estabas estresando, y mucho más desde que te has vuelto promiscuo y cualquiera puede ponerte una cita de manera imprevista e unilateral.

Tengo que recuperar mi sensación de control y tú ya no puedes proporcionármela. He aprendido que hay vida más allá, que no todo tiene que tener una fecha, al contrario, que puede haber listas de recordatorios en que las fechas no son tiranas y yo no tengo porqué ser su esclavo.

Voy a empezar de cero, necesito dejarte a un lado, aprender a confiar en otras nuevas listas que han entrado en mi vida. Te pido, por favor, que aprendas también a convivir con ellas.

Vamos a seguir viéndonos y te prometo que vas a seguir teniendo un lugar preferente en mi vida, pero sólo vas a ser una lista más.

Muchas gracias por todo calendario, un abrazo.

¿Qué manera de empezar el post, verdad? Es que el todopoderoso calendario (también conocido popularmente como agenda) se merece toda la pompa.

Es habitual que esta herramienta ocupe un espacio preponderante en la vida de la mayoría de las personas. También es cierto que conozco alguna que no lo ha utilizado nunca…, pero no me negarás que tú eres una de esas personas que tienen casi toda su vida en el calendario.

Es normal. Y es que, tal como te decía al principio, desde pequeños ya nos lo sitúan como nuestra fuente principal de organización. Los deberes y los exámenes —lo chungo de nuestra juventud— al calendario. Más tarde llegan las reuniones y los plazos para cualquier cosa. 

Como consecuencia de esto, construimos una férrea confianza en este elemento. Porque los recordatorios que contiene son de compromisos firmes, con fecha y hora. Y esto hace que sea el único elemento que visitamos, sí o sí, varias veces cada día. 

Así que no es extraño que lo terminemos utilizando para apuntar cualquier cosa que queramos tener presente. En las formaciones, muchas personas me manifiestan que incluso lo utilizan para capturar diferentes asuntos. Es la garantía de que no se les va a pasar lo que sea que apunten. 

O bien, lo típico de asignar a un día concreto algo que pueden hacer en cualquier momento. En mi experiencia, esto no se hace tanto por la voluntad de querer hacerlo en ese día, sino por la tranquilidad que nos da tenerlo a la vista.

David Allen estima que los compromisos con fecha y hora —los que efectivamente deberían estar en el calendario— son sólo un 5% de todos nuestros asuntos. Dicho de otra manera, todo lo que tenemos que hacer —durante o alrededor de las citas que tenemos fijadas— es el otro 95%.

Y esto el calendario no lo aguanta. Por eso termina convirtiéndose en un batiburrillo de elementos desorganizados, que ciertamente nos da cierta sensación de control —algo siempre es mejor que nada—, pero que no responde a nuestras necesidades reales.

Por eso mismo, en GTD® el calendario es una lista más y tenemos otras categorías organizativas para los recordatorios del resto de nuestros compromisos. Categorías que veremos cuando tenga sentido y, sobre todo, revisaremos con igual o superior frecuencia que el calendario.

Cuando practicamos por primera vez el paso de Organizar en los cursos, es habitual que el primer impulso sea llevarse el recordatorio al calendario. Porque es la lista en la que ya tenemos la confianza construida.

El salto cualitativo está pues en lograr que tu confianza en estas nuevas listas sea igual a la que, antes de utilizar GTD®, tenías en el calendario. 

¿Te imaginas tener un sistema de listas en el que confías plenamente? ¿Que te proporciona una perspectiva global sobre todos tus asuntos? ¿Que te permite elegir qué es lo que tiene más sentido hacer en cada momento? 

Deja de organizarte sólo con el calendario y muévete hacia un sistema de confianza para la gestión integral de tu vida y tu trabajo, vente a GTD® ;).

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