Efectivitat

El Blog de Jordi Fortuny

Optima infinito

El circo de lo importante y lo urgente

| tiempo de lectura 3:48'

Hace tiempo que tenía este tema incubando, pero no me decidía a escribir el post porque al final ya dudo de si soy yo el bicho raro o es que algo no va fino. Todo surge a raíz de la funcionalidad «Marcar un mensaje como importante o urgente en Teams». 

La primera frase en la ayuda reza «Si quiere asegurarse de que las personas presten atención a su mensaje, márquelo como importante o urgente». Miedo.

El «importante» ya hace tiempo que nos acompaña (el signo de exclamación rojo junto al mensaje). El sinsentido extremo —en mi opinión— llega con el «urgente». Tiembla.

Seguimos con el texto de la ayuda de Teams: «Un mensaje urgente notificará a una persona o grupo de forma repetida, cada 2 minutos durante 20 minutos o hasta que lo lean». ¡Ay!

Suerte que son tan considerados que también incluyen: «Tendrá que juzgar según su organización y su referencia cultural qué mensajes son urgentes». Uff.

No puedo dejar de reírme cuando pienso en el momento wow de quien inventó esta funcionalidad. Y las discusiones: ¿Cada 2 minutos? ¿Cada 3? ¿Cada cuánto molesta lo suficiente? ¿Si no ha contestado en 20 minutos, es que realmente pasa de todo? ¿Ponemos 30 minutos? Lo triste es que seguro que han implementado esta opción porque había demanda de ella. 

¿Soy yo, o no vamos por el buen camino?

Si el uso del «importante» ya es extremadamente discutible, el «urgente» ni te digo. 

Lo urgente ¿qué significa? ¿En qué momento tiene sentido utilizarlo? ¿Cuándo quieres minar la moral a alguien? Cada 2 minutos, durante 20 minutos o hasta que lo lean, y yo añado ¡¡o hasta que les explote la cabeza!!

Si viene el hombre del saco, mándame un mensaje escrito con una notificación recurrente cada 2 minutos. No sea que esté prestando atención a otra cosa y me atreva a ignorarlo. Perfecto, acaban de solucionarnos un problema que no sabíamos resolver. Gracias. Porque, sobre todo, si viene el hombre del saco, no se te ocurra llamarme (modo ironía on). 

En serio, ¡qué alguien me diga qué sentido tiene! Porque yo no se lo encuentro 🙁

Fuera bromas, sí que intuyo qué sentido tiene y no es el que parece. No es nada más que un salvoconducto al: todo está permitido. Oye, mira, que me ha aparecido esto urgente, así que salgo de la reunión. O, no he podido terminar el informe porque ayer estuve todo el día con los mensajes urgentes del Teams.

Todo esto nos lleva a situaciones tan reales como que la mitad de los asistentes a una formación GTD® tuvieron que ausentarse durante un buen rato porque les había surgido una reunión urgente. Estupendo. Tiramos un día y medio de formación, porque, lo que fuera, era tan urgente que no podía esperar una hora a que la formación terminara. Lo siento pero no le encuentro el sentido.

Cuando el equipo de desarrolladores de Teams ya avisa que tendremos que decidir como organización (o referencia cultural) qué es urgente, es que ya sabe por dónde va a ir el asunto. Yo, esta nota la veo como la que ponen en las cajetillas de cigarrillos «Fumar mata». Matará, pero yo sigo vendiendo porque me aprovecho de la adicción. Exactamente lo mismo con el lobby tecnológico que vende como herramientas de colaboración lo que son simples herramientas de distracción masiva, porque la colaboración promiscua no es colaboración efectiva

Y, de momento, nadie, o casi nadie, se atreve a cambiar. Yo sigo esperando —y trabajando— para ver organizaciones (con todos sus jefes y jefas incluidos) effectiveness friendly que disponen de un manifiesto para una organización efectiva

Tendré mala suerte, pero nunca he visto que estas funcionalidades se usen con sentido. Pero es que nunca se podrán usar con sentido porque no lo tienen. Lo importante y lo urgente son relativos. 

Si te llegan simultáneamente dos mensajes con el «urgente» ¿Cuál va primero? ¿Lo hacemos por orden alfabético? Lo mismo con los importantes. ¿Van primero los urgentes o los importantes? Los mensajes que no van marcados ¿los puedo dejar para dentro de un mes?

Un mensaje puede ser importante o urgente según el criterio del emisor, pero sólo yo sé qué prioridad relativa tiene al relación el resto de mis compromisos. Siempre tendré que pensar y decidir acerca de ello, al margen de la etiqueta que lleve el mensaje.

¿El mundo se termina en segundos? ¿No puedes esperar a que termine lo que estoy haciendo? ¿De verdad crees que puedes vapulear mi atención y mi energía de esta manera?

Disponer de un sistema de organización de confianza, completo y actualizado, que contenga un inventario completo con todos tus compromisos es lo único que te permite determinar lo que es importante y urgente. Cuando eliges hacer algo, estás eligiendo también no hacer otras cosas. Efectivamente, tu jefe o jefa puede decirte que «ahora toca esto», pues nunca viene mal poder saber con certeza —e incluso decirlo—, que vas a dejar de hacer aquello. 

Por eso es tan necesario disponer de una visión totalmente holística de lo que nos hace personas efectivas. En la medida que desaceleremos esta locura y que incrementemos nuestra efectividad, habrá muchos menos «importante y urgente». 

Y pasará lo que te decía, podremos aspirar a un mundo donde estas funcionalidades no tengan sentido para nadie. De verdad que no es una utopía, estoy convencido de que podemos lograrlo. ¡Ánimo!

Photo by fer gomez on Unsplash

Comentarios

Luis X. Gonzalez avatar
Luis X. Gonzalez


Hola Jordi

Tu último párrafo me recordó el próximo libro que sacará Cal Newport en marzo: "Un mundo sin email".

Va su último post donde habla de ello:
https://www.calnewport.com/blog/2021/02/10/announcing-the-email-academy/

Un abrazo.

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


¡Gracias por tu aportación Luis!
Jordi

Julen Iturbe-Ormaetxe avatar
Julen Iturbe-Ormaetxe


Llevo casi un año trabajando en dos proyectos diferentes con el mismo cliente y los dos nos conducen a un uso intensivo de Teams, primero fue por la necesidad de formación a través de videocoferencia y luego ya en un proyecto de 5S digitales. Desde luego que la solución parfa ganar en efectividad no va a venir de la mano de ninguna tecnología ni de ninguna app. Suscribo lo que has escrito casi palabra por palabra. O cogemos perspectiva o cada vez vamos a tener peor calidad de vida laboral.
En el fondo, creo, es un problema de asertividad. Pero a ver quién le pone el cascabel al gato en un entorno de "productivismo" enfermizo.
En fin, a lo mejor me he puesto un poco cenizo...

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Jordi Fortuny


Hola Julen ¿Qué tal?

Muchas gracias por pasarte por el blog. Estoy de acuerdo contigo, la asertividad tiene mucho que ver en todo esto.

¿Quién es el primero o primera que dice ahora no puedo, luego lo vemos? ;)

Abrazo,
Jordi

Julio Bleda avatar
Julio Bleda


Como siempre gran post.
Aunque creo que caes en la trampa que cae todo el mundo. Me explico.
Aquí lo importante no es que venga como urgente, o como importante. Es un dato más a tener en cuenta "la persona que te manda esto lo considera X y/o Y". Lo importante realmente es gestionarlo con la relatividad adecuada, en tu contexto, con tus prioridades, sin más. En función de quién te mande eso, tendrá más o menos relevancia porque conoces quién te lo envía y sabes que siempre hace lo mismo, o que cuando realmente pide algo urgente es porque tienes la llave para salvarle de un marrón.
Y como eso es imposible trasladarlo a una herramienta, tu sistema, tu perspectiva como soléis decir, tu entorno, y el resto de parámetros que tengas, te permitirán tomar una u otra decisión. Con control siempre.
Pero 100% de acuerdo con el 99% del texto y me quedo con la parte de la organización effectivenes friendley. Yo también lo espero, a ver si hay suerte y pasa en mi organización :)

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


Muchas gracias Julio.
Mi tesis es que independientemente de que haya gente que vaya de farol o gente honesta usando la funcionalidad, siempre necesitarás tener claridad sobre todo lo que tienes para poderlo priorizar adecuadamente. Siendo cierto que el trabajo según surge, existe y existirá.
¡Abrazo!,
Jordi

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