Definir tu trabajo con proyectos y siguientes acciones

Hoy voy a profundizar en dos de los componentes clave de GTD: proyectos y siguientes acciones. Y lo voy a hacer desde un punto de vista que me apasiona, su esencia.

En un primer acercamiento a GTD, ambos conceptos pecan de lo mismo, su nombre nos resulta muy familiar pero su significado es radicalmente distinto al que la mayoría de personas les asignamos de entrada. 

Este hecho es —creo— una de las dificultades inherentes para su correcta comprensión. Si se llamaran Expecto Patronum y Wingardium Leviosa* seguro que les dedicaríamos un poco más de atención y nos los tomaríamos como lo que son: algo nuevo en nuestras vidas. No rellenaríamos su significado con todas las connotaciones que nos evocan estos nombres «tan mundanos»: proyectos y siguientes acciones.

Sus definiciones, en GTD, son bastante autoexplicativas, pero ni con esas. 

• Proyecto: Resultado que requiere más de un paso y puede conseguirse en menos de un año.
• Siguiente acción: La siguiente actividad física y visible que hace que algo avance o se complete.

En mi experiencia, cuando lo explicas por primera vez lo que pasa es un: «ah, sí, esto es fácil»; y es porque lo hemos puesto en la misma cajita de nuestro cerebro que ya teníamos creada para cosas que nos parecen lo mismo.

Esto se ve muy claramente cuando empezamos a practicar. Los proyectos que se definen son los típicos proyectos corporativos, con su número de referencia incluido. Y las siguientes acciones son de todo menos actividades físicas y tachables. 

Como te decía antes, los proyectos y siguientes acciones son algo nuevo, no busques similitudes con cosas que hacías antes de GTD. Por eso insisto siempre en entender la esencia de este par de conceptos, más que fijarse sólo en la definición.

Yo tuve que echarle bastante práctica para empezar a entender su esencia y su verdadero potencial. Me gusta la aproximación que se basa en esta cita de David Allen:

The challenge will continually be to apply the two essential elements of this art: defining what done means and what doing looks like. 

A mí, particularmente, como soy muy visual, me atrae mucho esto de defining what done means and what doing looks like. Bueno, a mí, y a la gente de marketing de la David Allen Company, ya que es habitual ver cómo se refieren a ello como The secret to Getting Things Done^®.

Peter Drucker ya anticipó que el mayor reto de las personas que somos trabajadoras del conocimiento es definir nuestro trabajo. Más claro no nos lo puede dejar: DEFINIR NUESTRO TRABAJO. Pero seguimos cómodamente vagando por las nebulosas sin aprender cómo hacer accionable el trabajo del conocimiento.

El mismo Allen insiste en su obra varias veces en eso, y es que a pesar que sobre el papel parece evidente, nos cuesta un montón llevarlo a la práctica. Creemos que pensar es perder el tiempo.

Thinking in a concentrated manner to define desired outcomes and requisite next actions is something few people feel they have to do (until they have to).

En GTD, concretamente en el paso de aclarar, tenemos la clave para hacer precisamente esto, definir nuestro trabajo, transformando nuestro pensamiento en proyectos y siguientes acciones.

Y para hacerlo bien, vale la pena —como vengo insistiendo en todo el post— aproximarse a ellos desde la esencia. Es decir, entendiendo bien qué son y no tanto buscando el «cómo lo hago».

Para definir un proyecto debes visualizar lo que significa para ti «hecho» —what done means—. Cierra los ojos e imagínate que has conseguido lo que te proponías, míralo, date una vuelta por esta imagen. ¿Qué forma va a tener este resultado? 

¿Ves la cara de impresionada de tu jefa cuando le has presentado el informe de ventas? ¿Ves tu coche nuevo reluciente aparcado en la puerta de tu casa? 

Para definir la siguiente acción debes visualizar que «estarás haciendo» —what doing looks like—. Cierra los ojos, imagínate currando y avanzando en algo. ¿Qué acción física estás realizando? Si no te puedes observar haciéndolo es que no es una actividad física. 

¿Estás editando un gráfico en Excel con las ventas de cada tienda? ¿Estás en un kiosco comprándote una revista especializada en coches?

¿Verdad que no es habitual pensar de esta manera? Por eso aclarar es un proceso clave de pensamiento.

Pues habiendo hecho este ejercicio, es muy fácil redactar bien el recordatorio para estos proyectos y siguientes acciones. 

¡Ah! ¡Y lo más bueno! Quizá no lo hayas apreciado, pero con este ejercicio ya has empezado a avanzar hacia su consecución.

*Mi hijo es un friki de Harry Potter, así que cuando pensaba en nombres raros no he podido resistirme. De hecho tampoco he podido resistirme a imaginarme haciendo una formación GTD^® oficial en Hogwarts… jajajaja.. ahí, ayudando a Dumbledore a redactar el proyecto para comprarse una varita nueva…jajajaja

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