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Optima infinito

Definir tu trabajo con proyectos y siguientes acciones

| tiempo de lectura 3:26'
proyectos y siguientes acciones

Hoy voy a profundizar en dos de los componentes clave de GTD: proyectos y siguientes acciones. Y lo voy a hacer desde un punto de vista que me apasiona, su esencia.

En un primer acercamiento a GTD, ambos conceptos pecan de lo mismo, su nombre nos resulta muy familiar pero su significado es radicalmente distinto al que la mayoría de personas les asignamos de entrada. 

Este hecho es —creo— una de las dificultades inherentes para su correcta comprensión. Si se llamaran Expecto Patronum y Wingardium Leviosa* seguro que les dedicaríamos un poco más de atención y nos los tomaríamos como lo que son: algo nuevo en nuestras vidas. No rellenaríamos su significado con todas las connotaciones que nos evocan estos nombres «tan mundanos»: proyectos y siguientes acciones.

Sus definiciones, en GTD, son bastante autoexplicativas, pero ni con esas. 

  • Proyecto: Resultado que requiere más de un paso y puede conseguirse en menos de un año.
  • Siguiente acción: La siguiente actividad física y visible que hace que algo avance o se complete.

En mi experiencia, cuando lo explicas por primera vez lo que pasa es un: «ah, sí, esto es fácil»; y es porque lo hemos puesto en la misma cajita de nuestro cerebro que ya teníamos creada para cosas que nos parecen lo mismo.

Esto se ve muy claramente cuando empezamos a practicar. Los proyectos que se definen son los típicos proyectos corporativos, con su número de referencia incluido. Y las siguientes acciones son de todo menos actividades físicas y tachables. 

Como te decía antes, los proyectos y siguientes acciones son algo nuevo, no busques similitudes con cosas que hacías antes de GTD. Por eso insisto siempre en entender la esencia de este par de conceptos, más que fijarse sólo en la definición.

Yo tuve que echarle bastante práctica para empezar a entender su esencia y su verdadero potencial. Me gusta la aproximación que se basa en esta cita de David Allen:

The challenge will continually be to apply the two essential elements of this art: defining what done means and what doing looks like. 

A mí, particularmente, como soy muy visual, me atrae mucho esto de defining what done means and what doing looks like. Bueno, a mí, y a la gente de marketing de la David Allen Company, ya que es habitual ver cómo se refieren a ello como The secret to Getting Things Done®.

Peter Drucker ya anticipó que el mayor reto de las personas que somos trabajadoras del conocimiento es definir nuestro trabajo. Más claro no nos lo puede dejar: DEFINIR NUESTRO TRABAJO. Pero seguimos cómodamente vagando por las nebulosas sin aprender cómo hacer accionable el trabajo del conocimiento.

El mismo Allen insiste en su obra varias veces en eso, y es que a pesar que sobre el papel parece evidente, nos cuesta un montón llevarlo a la práctica. Creemos que pensar es perder el tiempo.

Thinking in a concentrated manner to define desired outcomes and requisite next actions is something few people feel they have to do (until they have to).

En GTD, concretamente en el paso de aclarar, tenemos la clave para hacer precisamente esto, definir nuestro trabajo, transformando nuestro pensamiento en proyectos y siguientes acciones.

Y para hacerlo bien, vale la pena —como vengo insistiendo en todo el post— aproximarse a ellos desde la esencia. Es decir, entendiendo bien qué son y no tanto buscando el «cómo lo hago».

Para definir un proyecto debes visualizar lo que significa para ti «hecho» —what done means—. Cierra los ojos e imagínate que has conseguido lo que te proponías, míralo, date una vuelta por esta imagen. ¿Qué forma va a tener este resultado? 

¿Ves la cara de impresionada de tu jefa cuando le has presentado el informe de ventas? ¿Ves tu coche nuevo reluciente aparcado en la puerta de tu casa? 

Para definir la siguiente acción debes visualizar que «estarás haciendo» —what doing looks like—. Cierra los ojos, imagínate currando y avanzando en algo. ¿Qué acción física estás realizando? Si no te puedes observar haciéndolo es que no es una actividad física. 

¿Estás editando un gráfico en Excel con las ventas de cada tienda? ¿Estás en un kiosco comprándote una revista especializada en coches?

¿Verdad que no es habitual pensar de esta manera? Por eso aclarar es un proceso clave de pensamiento.

Pues habiendo hecho este ejercicio, es muy fácil redactar bien el recordatorio para estos proyectos y siguientes acciones. 

¡Ah! ¡Y lo más bueno! Quizá no lo hayas apreciado, pero con este ejercicio ya has empezado a avanzar hacia su consecución.

*Mi hijo es un friki de Harry Potter, así que cuando pensaba en nombres raros no he podido resistirme. De hecho tampoco he podido resistirme a imaginarme haciendo una formación GTD® oficial en Hogwarts… jajajaja.. ahí, ayudando a Dumbledore a redactar el proyecto para comprarse una varita nueva…jajajaja

Photo by Adeolu Eletu on Unsplash

Comentarios

Joaquín Pérez avatar
Joaquín Pérez


Aclacar, he ahi la clave. Muy buen post, es lo que necesitaba reforzar en mí camino a GTD. Gracias

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


¡Muchas gracias a ti Joaquín!
Saludos,
Jordi

Juan Antonio avatar
Juan Antonio


Buena entrada. Soy súper fans de Harry Potter asi que me hiciste reír un poco. Si ves las películas Dumbledore era una persona que pensaba mucho, eso quiere decir que sus proyectos y próximas acciones estaban dirigida hacia sus objetivos y área de responsabilidad. Por eso era unos de los grandes magos de todos lo tiempo. Gracias

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


Me alegro mucho que te haya gustado la referencia a Harry Potter Juan Antonio ;)

De vez en cuando viene bien algún «divertimento».

Muchas gracias, abrazo,
Jordi

Fernando Rius avatar
Fernando Rius


Exccelente post. Voy a practicar el ejercicio de la visualizacion .muchas gracias por el consejo.saludos!!

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


Muchas gracias Fernando, verás como te funciona muy bien!
Un saludo,
Jordi

Ferran D avatar
Ferran D


Jordi, muy didáctico y útil el símil de la visualización como aproximación a los dos conceptos de proyecto y siguiente acción, quizás especialmente para los que somos más "visuales"!
Estoy anhelando más consejos para el camino, que me gustarían en forma de compendio de mejores prácticas...
Te seguiré la pista, muchas gracias!
Ferran.

Jordi Fortuny avatar
Jordi Fortuny


Hola Ferran! Muchas gracias por tu feedback!

Respecto al compendio, estoy escribiendo una serie precisamente a modo de recopilación de los puntos negros y puntos de fricción durante la implementación de GTD®. Puedes poner en el buscador del blog la etiqueta #AprenderGTD o bien acceder vía este enlace: https://efectivitat.com/tag/aprendergtd

Espero que te sea muy útil! Un saludo,
Jordi

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