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Optima infinito

Planificar o no planificar, esta es la cuestión

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Probablemente pienses que planificar es bueno y necesario. Probablemente pienses que si no planificas no haces correctamente tu trabajo.

Pienso que el verbo planificar está sobrevalorado. En mi experiencia, la mayoría de las personas necesitamos poca planificación. O menos de la que pensamos. Nuestra realidad pocas veces requiere que mandemos un rover a Marte.

Hablo de planificación entendida como el estereotipo que nos han inculcado: «plan general, metódicamente organizado y frecuentemente de gran amplitud, para obtener un objetivo determinado» —definición de la RAE—.

Lo desconocido nos asusta y la incertidumbre es dolorosa. Por eso mismo el cobarde Sistema 1 reacciona a este miedo con un exceso de planificación. Una planificación principalmente destinada a proporcionarnos una frugal sensación de control y poco enfocada a conseguir un resultado.

Si te fijas, continuamente recibimos inputs sobre que planificar no funciona —o funciona poco—. Por ejemplo, mientras escribía este post se publicaba un tweet que decía: «los grandes éxitos suelen ser fruto del fracaso del Plan A, mejorado con un Plan B que dio lugar a un sorprendente e inesperado Plan C». O la famosa frase atribuida a John Lennon: «la vida es eso que pasa mientras hacemos otros planes». 

Pero, erre que erre, seguimos con el estereotipo de que necesitamos planificar para ser personas de bien. 

GTD rompe con este estereotipo. La planificación tal y como la entendemos no forma parte de la metodología. Por eso mismo, en la formación GTD® oficial es habitual tener que desmitificar la creencia de que sin planificación el mundo —o la empresa— no puede funcionar. 

Lejos de lo que pueda parecer, no es que GTD obvie la planificación, sino que se centra en lo que para mí es el propósito de esta. Sin las estridencias que hemos construido alrededor de este concepto.

En esta línea, yo resumiría planificar como: obtener claridad al respecto de lo que quieres —o queremos— conseguir. Si destinas —o destinamos— los recursos principalmente a este fin, conseguirlo estará más al alcance de nuestra mano. 

Es habitual observar procesos de planificación donde se obvia esta parte. Empezamos a definir procesos sin ni tan siquiera haber dedicado unos segundos a visualizar dónde queremos llegar. De este modo terminamos recorriendo el camino a tientas. Planificando y replanificando. Tirando grandes planes a la papelera y haciendo otros nuevos.

Si hemos dedicado unos instantes a reflexionar qué forma tendría para nosotros el resultado deseado,  esta imagen va a representar un polo de atracción suficiente para que podamos definir de manera dinámica —y mediante la información del momento— que acción/es nos aproxima/n a este. Sin «extras». 

Antes de continuar, recuerda que, en GTD, cuando hablamos de proyectos rara vez nos referimos a lo que llamamos proyectos en lenguaje cotidiano —cosas del tipo «construir un oleoducto», ya sabes—.

Así, ¿cuánto deberíamos planificar? Te dejo la respuesta de David Allen: The simple answer is, as much as you need to get the project off your mind.

Fíjate: lo necesario para que deje de crearnos ruido en la cabeza.

En la casi totalidad de los proyectos que surgen en nuestra vida este ruido cesa sencillamente al concretar el resultado que queremos conseguir y cuál es la siguiente acción que nos permite avanzar hacia ello. Tal y como te explicaba en este post: definir tu trabajo con proyectos y siguientes acciones.

Según los datos concretos a los que se refiere el mismo Allen —que tiene años y años de experiencia a sus espaldas—, estos representan el 80% del total. 

Luego hay un 15% que requieren de un poco más de planificación. Normalmente centrada en —sencillamente— llevar a cabo una tormenta de ideas para explorar opciones. Y finalmente existen un 5% de proyectos en los que —efectivamente— necesitamos ir un poco más allá para obtener esta claridad y aplicar el Modelo de Planificación Natural

En GTD: No hay problemas, sólo hay proyectos. Así pues, aplicando GTD podemos meter en vereda a nuestro miedoso Sistema 1, evitando el derroche de recursos al que nos somete para intentar domar lo indomable: nuestra realidad.

gorana b on Unsplash

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