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«Aprender GTD»: No escatimes en la redacción de recordatorios

| tiempo de lectura 3:41'
el detalle es importante en los recordatorios

El post de hoy sobre la redacción de recordatorios va muy relacionado con los dos últimos de la serie. Y es el que cierra el círculo sobre los puntos negros y de fricción durante la definición de las siguientes acciones y los proyectos en el paso de Aclarar. 

En «Aprender GTD»: Cómo definir correctamente las siguientes acciones veíamos la importancia de la buena definición de estas y en «Aprender GTD»: Sin verbo no es un proyecto GTD hacíamos lo propio con este segundo elemento.

En el paso de Aclarar, pensamos. Y tomamos decisiones. Esto ya lo sabes. Porque lo llevo repitiendo como un papagayo desde que empecé la serie. 

Lo que no he repetido tanto —o de manera tan explícita—, es que debemos redactar un recordatorio de esta decisión. Qué es lo que organizaremos en nuestro sistema GTD.

Parece —y es— obvio, pero, en mi experiencia, esta práctica entraña un peligro: no redactar este recordatorio correctamente.

Imagínate que has estado escribiendo algo en un documento Word, y vas y lo cierras y no lo guardas. ¿Qué rabia y qué pérdida de tiempo, no? Pues eso mismo es lo que te va a pasar si aplicas bien el proceso clave de pensamiento que llevas a cabo en el paso de Aclarar, pero luego no redactas bien al Organizar el recordatorio de eso que has decidido.

En realidad, estoy convencido de que si no lo redactas bien es porque probablemente tampoco estés realizando correctamente el proceso de pensamiento. Por eso vamos a centrar el tiro en el objeto del post: la correcta y detallada redacción del recordatorio.

Para ilustrarlo, te pongo el ejemplo clásico: una siguiente acción en la que tienes que hacer una llamada.

La redacción del recordatorio debe contener todos los detalles necesarios para hacerla—además del verbo de acción—. Es decir, que cuando elijas hacerla en el paso de ejecutar, en 0’ ya la estarás ejecutando as it is.

Estos detalles a los que me refiero pueden ser —por ejemplo— el mismo número de teléfono al que tienes que llamar o una referencia que necesites (un número de pedido, un número de reclamación o un número de expediente). 

Porque si no es así, ¿qué va a pasar? «¡Ui! Es que no encuentro el teléfono». «¡Ay! Es que no sé dónde dejé la referencia». Resultado: una llamada infructuosa que tienes que repetir cuando tengas la referencia y/o haber perdido 5-10 minutos en buscar unos detalles que probablemente cuando aclaraste tenías al alcance de tu mano.

Y si no tenías el teléfono, o la referencia, o lo que sea, la siguiente acción seguramente no era llamar, era hacer algo para buscarlos. Lo que te decía cinco párrafos antes: has aclarado mal.

Lo bueno del caso es que la excusa para redactar «rata» —que es como yo llamo a este punto negro— es la creencia de que redactar los recordatorios con todo lujo de detalle es perder el tiempo. Total, si es algo que voy a borrar/tachar en nada…

En realidad y basándome en lo que he ido viendo en mi experiencia como GTD Certified Trainer, lo que pasa es que lo que nos da pereza es pensar y decidir. 

Por eso, sin ningún tipo de pudor, me he referido a ello como EXCUSA. En realidad, a ti, a mí y a todo el mundo nos da pereza pensar y decidir, así que si pasamos de puntillas por este proceso, mejor. Le cargamos el muerto «al mucho tiempo que necesito» para redactar con detalle un recordatorio, pero en realidad es pura pereza, porque casi siempre esto es lo que realmente nos fuerza a pensar y decidir «hasta el final».

Al principio tienes que practicarlo mucho —aunque para ti sea contraintuitivo—, para que se convierta en un hábito, en algo natural. Y notarás precisamente que es un hábito cuando redactes bien tus recordatorios. Sin que te sepa mal dedicarle unos segundos más.

Sea como sea, la tesis de que tienes que invertir mucho tiempo en redactar el recordatorio con detalle tampoco se sostiene. El balance, si redactas bien, siempre será a tu favor. Representa mucha más pérdida de tiempo dejar algo a medias, o tener que repensar y repensar cada vez que te topes con un recordatorio mal redactado.

Y como me ha picado la curiosidad, me he cronometrado. He redactado en mi sistema GTD en Todoist el recordatorio: «Llamar a MRW» y «Llamar a MRW —977668095— y preguntar por el envío ref.: 005008083524». En el primer caso he estado 4”, en el segundo 14”. Diez segundos de diferencia entre hacerlo bien y hacerlo mal. 

¿Te parece mucho? Esto significa una diferencia de media hora en la redacción de ¡¡¡180 recordatorios!!! Quizá en una semana no redactes tantos recordatorios… 

Te garantizo que el balance entre lo que ganas redactando con detalle y no haciéndolo está muy a tu favor. Piensa en el ejemplo de la llamada que te ponía antes. La hago y adiós vs. el viacrucis de hacerla buscando los detalles. 

Además, redactar los recordatorios con detalle tiene muchos más beneficios, como por ejemplo alejarte de la procrastinación y delegar de manera más efectiva.

No seas «rata» redactando recordatorios, que —de momento— teclear unas pocas palabras más es gratis. 😉

Photo by Rodion Kutsaev on Unsplash

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