«Aprender GTD»: Tienes que aclarar regularmente, sí o sí

En esta ocasión te voy a hablar de un punto negro que, si has estado siguiendo los últimos posts de la serie «Aprender GTD», habrás visto que ya ha ido «pululando» por ellos: no aclarar regularmente —con la frecuencia suficiente—.

También es una pregunta habitual en todas las formaciones ¿cada cuánto tengo que aclarar mis bandejas?

Y esto no tiene una respuesta universal, al menos en lo que a una cifra concreta se refiere. No te puedo decir si es cada 30 minutos o una vez al día. Esto lo tienes que «descubrir» tú. Además, para cada una de tus bandejas de entrada la frecuencia es probable que sea diferente.

Imaginemos por ejemplo la bandeja de entrada por excelencia: tu correo electrónico. ¿Cuánto tiempo puedes estar sin entrar en tu buzón? Sin hacer caso a tus creencias limitantes —especialmente relacionadas con tu jefe/a o tus clientes—: ¿en qué momento notas que ha llegado el momento?, o ¿cada cuánto vuelves a oír el ruido de esa bandeja una vez la has cerrado?

Otro ejemplo situado en el otro extremo. El buzón del correo físico. ¿Te planteas mirarlo cada 30 minutos?

Ya lo ves. Dos bandejas, dos frecuencias. Hazte caso y encontrarás la cadencia adecuada. O, si lo prefieres, te lo pongo tal y como te lo dice Allen: the best way to learn this model is by doing.

Lo que tiene que pasar, sí o sí, es que tus bandejas se tienen que aclarar regularmente. No tiene que ser raro para ti ver el fondo de tus bandejas frecuentemente. Recuerda que si no vacías no aclaras.

Definir tu trabajo es parte de tu trabajo, así que lo tienes que hacer. No valen las excusas. Es cierto que puedes estar algún día «fuera» o lidiando con algún lío y que hagas sólo un «escaneo de emergencia» en un par de momentos para asegurarte de que no tienes ningún peligro acechando —el mismo Allen reconoce que algunas veces lo hace—. Pero esto no es aclarar. Es una solución de contingencia.

Si no tienes el hábito de aclarar regularmente, tu sistema no estará completo, dejará de ser fiable y todo se desmoronará.

Bien, y para ir terminando ya con el paso de aclarar en esta serie, te recuerdo las tres normas básicas sobre este proceso que David Allen menciona en su libro.

• Top item first. En realidad da un poco igual si lo haces FIFO o LIFO. Lo importante es empezar por el primer elemento e ir siguiendo sin saltarse ninguno. Te diría que en el correo electrónico vale la pena empezar por el más reciente por el tema de los hilos, y en el resto de bandejas casi mejor por lo más viejo.
• One item at a time. Si lo tocas lo aclaras. Un elemento detrás del otro, reprimiendo tu instinto curioso ¿se te van los ojos al resto? ¡Auto-cachete!
• Never put anything back into “IN”. ¡La norma sagrada! Como yo digo, «si lo has leído te lo has comido». ¿Para qué necesitas entrar en el ineficiente bucle del pensar y repensar varias veces sobre un mismo tema? Toma la decisión y listo.

Pues nada, con esto ya hemos visto los puntos negros y/o de fricción que son más habituales durante la implementación de GTD en el paso Aclarar.

Si te apetece compartir tu experiencia no dudes en dejar un comentario. ¡Igual promueves algún post adicional! 😉

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