«Aprender GTD»: Organizar sin saber lo que es organizar

¿Conoces aquello de construir la casa por el tejado? Pues durante la implementación de GTD a muchas personas les pasa precisamente esto. Es decir, construir su sistema a partir del paso Organizar, sin tener ni idea de lo que significa organizar, y ya puestos, ni de cualquier otro del resto de pasos.

¡Qué levante la mano quien lo haya hecho así! Yo el primero.

El primer impulso es: GTD es una metodología basada en listas, así que… ¿Para qué irse con rodeos? ¿Cuáles son estas listas? «Dame las listas y en un flis flas me monto el sistema y ya sé GTD».

De esta manera hay muchas personas que relacionan GTD con cualquier plantilla que puedan encontrar en Internet (donde encuentras muchas, y por cierto, —casi— todas erróneas).

Otras personas ojean rápidamente el libro «Organízate con eficacia» hasta encontrarlas.

Cualquier fuente es buena para encontrar rápidamente la respuesta ansiada al «¿dónde pongo mis cosas?» Muchas personas buscan ver sistemas montados casi como si buscaran la fuente de la eterna juventud.

Entiendo y comprendo que cuando no conoces nada de GTD tengas la necesidad de tangibilizarlo en algo visible. Pero esto, mal gestionado, termina convirtiéndose en una ratonera.

Si has escogido el camino de aprender GTD a partir de —por ejemplo— una plantilla, es fácil que lo hagas mal. Porque, encima, el nombre de la lista no hace la cosa. He aquí cuando el contexto «@Casa» se interpreta como una lista de asuntos personales. O bien la lista «Proyectos» se llena en realidad de objetivos corporativos.

Montar el sistema sólo en base a lo que interpretamos lo que significa el nombre de la lista es tremendamente peligroso, y además una cosa a evitar a toda costa.Ya sabes que en GTD algunas veces las palabras que se usan conducen a engaño.

Como te anticipaba, lo esencial es no ponerte con las listas si no tienes clara y cristalina la esencia y piedra angular del paso Organizar que, en palabras de David Allen, es la siguiente:

Being organized means simply that where something is matches what it means to you.

Así que tu sistema estará organizado en tanto que todos sus elementos estén agrupados en un mismo lugar según el significado que estos tengan para tí.

Una lista organizada es una lista cuyos elementos tienen un mismo significado para ti.

Para seguir con el ejemplo de antes. Si tu lista «@Casa» la utilizas como un contenedor para todo lo personal, es fácil que contenga acciones, intenciones, ideas e, incluso, objetivos más a largo plazo. Esta lista no está organizada, ya que cada vez que entres en ella tendrás que pensar y repensar «¿Qué es esto y qué significa para mí?».

Como puedes ver, un sistema organizado va mucho más allá de cuántas listas tenga o de qué nombres tengan estas.

De hecho, si quieres nombrar tu lista «Proyectos» como «Mis mierdas», adelante. Lo que tiene que pasar, sí o sí, es que sólo contenga elementos —recordatorios— de tus proyectos (según la definición de estos en GTD).

Esto es lo que hace que tu sistema sea funcional y fiable. Un buen sistema no lo es por su forma (lo que ves), sino por su fondo. A simple vista puede parecer que un sistema es súper-virguero (por las listas chulas que contiene) pero que en realidad sea un truño, porque está totalmente desorganizado.

Así pues, ya sabes: evita este error clásico: empezar a aprender GTD sólo por el número y el nombre de las listas. Empieza por entender claramente qué significa Organizar, cosa en la que nos vamos a centrar en los próximos post ;)).

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