Claro que se te peta el sistema, si nunca decides «NO»…

Una de las principales inquietudes que surgen cuando se monta por primera vez un sistema de organización es el miedo a que este «se pete» con todo lo que se tiene pendiente de hacer.

En realidad es un miedo infundado porque el sistema no «crea» trabajo, en todo caso lo pone de manifiesto. Pero ya puedes imaginarte que detrás del «se me va a petar» se esconde normalmente el «no quiero ver todo lo que tengo que hacer».

Un ejemplo de ello de lo más común —en GTD—: la reticencia a configurar demasiadas listas «Agenda».

Lo que es evidente es que si por tu posición te relacionas con mucha gente, a día de hoy ya tienes esta responsabilidad. No aparece por arte de magia al ponerle nombre y apellidos a una lista.

En cualquier caso, es innegable que siempre te va a ir mejor si dispones de recordatorios de todo lo que tienes que hablar o hacer con cada una de estas personas.

Otra cosa es que intuyas que quizá te vaya a agobiar visualizarlo. Y, ante este miedo, prefieras levantar la alfombra y meterlo debajo, es decir, ignorarlo y que siga dando tumbos dentro de tu cabeza.

Esta reticencia tiene mucho que ver con lo que la mayoría de personas hacen: utilizar una lista única de tareas en la que hay una amalgama variada de cosas, pero todas ellas tienen la connotación inquebrantable del «tengo que hacer».

Estoy seguro de que, además, no tienes presente que con esta práctica de esconderte cosas corres el riesgo de estresarte más de lo necesario. Cualquier cosa sobre la que no tomes una decisión clara tiene un potencial estresante para ti.

Y no vayas a pensar que son «grandes» decisiones lo que te puede estar estresando. El no decidir si, para decirle algo a alguien, le escribes un correo o le mandas un WhatsApp podría ser un ejemplo de ello.

Para añadirte presión ( 😉 ) debes saber que para que tu sistema goce de tu plena confianza y te sea útil debe de estar completo.

Siempre me gusta poner el ejemplo de la lista de la compra. Si no está completa, no sirve para nada, puesto que, incluso cuando estés pagando, seguirás con el runrún en la cabeza de: «seguro que me estoy dejando algo y no sé qué es».

Así que el problema, a priori, te puede parecer irresoluble ¿cómo puedo tener mi sistema completo pero no agobiarme en el intento?

La respuesta es sencilla: tomando decisiones.

Y sobre todo romper esta tendencia natural al «sí a todo». Esto es lo que provoca que tu sistema de organización se convierta en un sistema de aspiraciones ilusorias y no de realidades plausibles. Las aspiraciones van creando un cuello de botella en el que muchas personas viven permanentemente.

Por eso mismo es necesario adquirir los compromisos que realmente quepan en tu ancho de banda. Ya sabes que todas las personas que somos trabajadoras del conocimiento, siempre, y por definición, tenemos más trabajo que tiempo.

Puedes decidir que algo, ahora, no toca, o no cabe, o no te apetece. Y muy sabiamente puedes decidir reevaluarlo más adelante. O sencillamente decidir de una vez que no vas a hacer nunca nada con ello. Lo que sea: pero habrás decidido.

Esto es muy diferente de esconderlo debajo de la alfombra.

Y ya sé que tendrás que hacer frente a un listado de objeciones infinito. Nuestro «yo víctima» siempre está dispuesto a echarnos una mano para escaquearnos vilmente de tomar decisiones, especialmente ante el incómodo e impopular «NO».

¡Uy! No puedo decirle a mi jefe/a que esto ahora no cabe. ¿Por qué no? Otra ventaja de disponer de un inventario completo de todo lo que tienes encima de la mesa, es que lo imprimes, se lo das, y que decida él o ella qué dejas de hacer.

Lo que es seguro es que si vas a tientas porque no tienes un sistema completo y con miedo a decidir «NO», siempre te parecerá ver una rendija por la que colar algo. Y ciertamente tendrás un sistema petado, con un volumen de compromisos inasequible.

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